Электронный документооборот с ПФР

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Соглашение с ПФР

Приступая к работе: строк подачи отчета

ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:

• по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
• в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.

Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.

Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.

Организациям и предпринимателям, которые сдают , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не  штрафы за просрочку.

Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.

Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:

• осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
• подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.

Подключение к ЭДО

Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР. Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.

Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.

Этап 1

Вначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.

Сотрудничать можно с операторами, которые имеют аккредитацию Пенсионного фонда.Список аккредитованных компаний имеется на сайте фонда.

Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором

При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:

• полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
• стоимость услуг;
• санкции в случае нарушения обязанностей.

Совет! Существует 4 спецоператора, контролирующих более 80% рынка. Они задают тарифы и услуги конкурентам. Это «СКБ Контур», «Такском», «Тензор», «Калуга Астрал». Рационально выбрать одну из этих компаний.

Этап 2

Цифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.

На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:

• заявление с просьбой выдать инструменты криптографической защиты;
• нотариально заверенные копии документов ИП (компании).
• документация, которая подтвердит право владельца ЭЦП подписывать отчетность Пенсионного фонда. Если ключ оформляется на представителя организации, а не директора, нужна доверенность.

Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.

Этап 3

ЭДО подразумевает наличие специализированного программного обеспечения. Оптимальным вариантом является наличие соответствующего пункта в договоре с оператором. Если в соглашении с компанией такого условия нет, представителю организации следует найти специалиста.

Выбирая ПО, нужно обратить внимание на совместимость с программами Пенсионного фонда

Этап 4

Далее страхователю необходимо подготовить соглашение о подключении электронного документооборота. Бланк заявления можно взять в территориальном органе ПФР либо на официальном ресурсе. Он включает в себя 3 блока:

1. Данные о юридическом лице;
2. Данные о физическом лице;
3. Данные о применяемых инструментах криптографической защиты.

Как заполнять.

1. Первый блок заполняется представителем или директором организации (ООО и т. д.). Он включает в себя полное название, ИНН и КПП, юридический и фактический адрес, контакты, платежные реквизиты, регистрационный номер Пенсионного фонда и данные о числе работников;
2. Второй блок заполняют индивидуальные предприниматели (персональные данные, ИНН, контакты, регномер и информация о сотрудниках);
3. Третий блок заполняется в обоих случаях, он включает в себя наименование оператора и ключ ЭЦП.

Внимание! Если заявление составлено с ошибками, работодатель обязан его доработать. Сроки подключения будут перенесены

Этап 5

Подключившись к системе ЭДО, страхователь обращается в территориальный орган ПФР, где составляет соглашение на обмен электронными документами и предоставляет следующие бумаги:

• копию соглашения с компанией, обеспечивающей пересылку цифровой отчетности;
• копию договора;
• регистрационные документы организации (ИП) в виде заверенных копий;
• если заявление пишет представитель директора, необходима доверенность.

Этап 6

После обращения страхователя либо представителя в территориальный орган ПФР, последний заключает договор, подразумевающий обмен цифровыми документами. После того, как обе стороны подпишут соглашения, представитель ООО (ИП) становится официальным участником ЭДО и может предоставлять отчеты, в цифровом формате.

Обзор документа

С 1 апреля 2011 г. (в т. ч. за I квартал 2011 г.) файлы отчетности по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету (ИС) в обязательном порядке представляются одновременно и одним отправлением (транспортным пакетом) по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). При этом ЭЦП подписывается каждый отчет.

С указанной даты с помощью программы CheckXML-UFA (новая версия) можно проверить сформированные файлы с представленными работодателями отчетностью по страховым взносам (формы РСВ-1, РСВ-2 и РВ-3) и сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) за отчетные периоды 2010 г. и последующие.

Если численность сотрудников организации превышает 50 человек, то отчетность направляется в ПФР в электронном виде с ЭЦП. Ее можно сдать на машинном носителе либо по ТКС.

Страхователь либо его уполномоченный представитель может подать отчетность лично на машинном носителе с ЭЦП в Управление ПФР по месту регистрации. При этом аналог на бумажном носителе не нужен.

Чтобы сдать отчетность по ТКС, плательщик страховых взносов (т. е. абонент) заключает соглашение об обмене электронными документами в СЭД ПФР по ТКС в Управлении ПФР по месту регистрации.

Абонент за свой счет приобретает у организации-поставщика программное обеспечение, средства криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимые для подключения к системе, устанавливает и обеспечивает их работоспособность.

Изготавливает и сертифицирует ключи шифрования и ЭЦП удостоверяющий центр (УЦ). Абоненту необходимо заключить договор с поставщиком услуг и получить сертификат ЭЦП в УЦ.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р.

Абонент вправе направить запрос для получения информации о текущем состоянии расчета с бюджетом (в части расчетов по обязательному пенсионному и медицинскому страхованию).

Приведен порядок передачи отчетности по ТКС.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Как правильно составить соглашение?

Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.

В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.

Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.

Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.

Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:

• электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
• файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
• принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.

Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.

Законодательная база

Отметим сразу, что нет такого нормативно-правового акта, который обязывал бы подписать с ПФР новое соглашение о работниках предпенсионного возраста. Более того, даже службы занятости уже отказались от идеи требовать отчеты о работниках 1959 и 1964 года рождения (мужчинах и женщинах соответственно). Так что об ответственности в случае отказа можно не беспокоиться.

Как утверждает Пенсионный фонд, соглашение об информационном взаимодействии нужно по следующим причинам:

1. С этого года Трудовой кодекс пополнился статьей 185.1, дающей право на диспансеризацию. Только предпенсионеры могут отпрашиваться с работы не раз в три года, а имеют для этих целей два дня каждый год.
2. Наниматель должен убедиться, что его сотрудник действительно имеет право на отсутствие на рабочем месте так часто, да еще и с сохранением среднего заработка.
3. Новое соглашение с ПФР об электронном документообороте позволит делать это в сжатые сроки (а именно в три дня) посредством прямого запроса из ведомства.

Даже если работодатель уверен в возрасте своих сотрудников, запрос для него имеет смысл. Фонд предоставит сведения о том, не израсходованы ли еще гражданином отведенные дни на диспансеризацию.

ЭДО в Пенсионном фонде

ПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:

• личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
• сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
• отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
• заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
• реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.

Важно! Страхователь обязан лично выбрать Удостоверяющий центр и технологию отправки данных. Большинство технологий, которые использует ПФР, совместимы с аналогичными программами отправки отчетов в другие государственные учреждения (ФНС и т

д.).

При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.

Кто обязан отправлять цифровые отчеты

В 2016 году страхователь сам решал, в какой форме высылать сведения. В начале 2017 года ПФР обязал работодателей, у которых трудится 25 и более сотрудников, отправлять отчеты исключительно в электронной форме.

В 2020 году требования Пенсионного фонда не изменились:

1. Индивидуальные предприниматели и организации со штатом сотрудников в 25 человек подают отчетность в электронной форме. В случае игнорирования данного требования и предоставления бумажной документации, последняя принята не будет. Страхователь получит штраф;
2. Если в организации трудится не более 24 работников, форма отчетов выбирается работодателем. Не смотря на то, что ПФР примет бумажные сведения, он рекомендует всем без исключения переходить на ЭДО.

Необходимо учитывать, что численность персонала рассчитывается по прошлому расчетному периоду. Если в июне в фирме работало 40 человек, а в июле 23, июльская отчетность все равно должна быть электронной.