Как сдать электронную отчетность в ПФР через представителя

Как упростить сдачу отчетности

Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:

1. Сдавая отчет на бумаге, захватите с собой электронный вариант отчета на флешке, в формате XML. Многие представители Пенсионного фонда стали требовать электронный вид документа. Конечно, это не обязательно, но позволит избежать ненужных конфликтов.
2. Работодатель обязан ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М не только перед Пенсионным фондом, но и перед наемными работниками. То есть, ежемесячно распечатывать и выдавать выписки сотрудникам, что они включены в перечень застрахованных лиц. Наказание за нарушение данного условия пока не предусмотрено. Регистрировать выдачу выписок для каждого сотрудника удобнее всего в произвольном журнале, где указывайте отчетный период, фамилию и инициалы работника, дату выдачи, а сотрудник расписывается за полученный бланк.
3. В отчетном периоде нет информации для формирования отчетности? В такой ситуации, для страховки, отправьте пустую форму СЗВ-М. В компании ожидается длительное отсутствие наемных работников? Тогда отправьте письменный запрос представителям ПФ РФ, с подробным описанием обстоятельств. Без письменного подтверждения из Пенсионного фонда, прекращать отчитываться рискованно.

Процедура входа в пенсионный фонд по СНИЛС

Просмотреть сведения в Пенсионном фонде можно как лично, так и дистанционно. Личное обращение подразумевает визит в любое отделение ПФР. Здесь можно найти ответы на все интересующие вопросы. Достаточно предоставить только паспортные данные и свидетельство пенсионного образца.

Также можно это сделать и дистанционно. Современные технологии позволяют проверить пенсионное обеспечение достаточно легко. Главное использовать интернет и быть зарегистрированным на портале госуслуг.

Ранее была возможность уточнения информации через официальный ресурс Пенсионного фонда, но после 2015 года данная услуга перестала существовать.

Через госуслуги

Для просмотра информации указанным методом необходимо:

1. зарегистрироваться на официальном ресурсе Госуслуг. Для регистрационных данных нужно внести свои ФИО, номер телефона. Ранее ключ доступа был в виде сведений из СНИЛС, но теперь процедура регистрации упрощена. Если человек ранее использовал портал, то нужно ввести только номер мобильного телефона и пароль;
2. на основной странице нужно выбрать проверку пенсионного обеспечения, извещение о состоянии лицевого счета;
3. далее нужно выбрать получение услуги;
4. в конце будет открыта страница, где имеется во втором пункте сведения. Данный отчет можно сохранить на устройстве или открыть в браузере для ознакомления.

Как Экстерн поможет заполнить СЗВ-ТД

1. Если вы уже заполняли в Экстерне СЗВ-М, то данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) подтянутся в СЗВ-ТД автоматически. 
2. Вы можете перенести отчеты за сотрудников из своей учетной системы в Экстерн (в формате xml или через модуль Экстерна для 1С), тогда эти сотрудники появятся в списке сотрудников в остальных формах ПФР, в том числе в СЗВ-ТД.
3. Можно массово добавлять в отчет сотрудников — это удобно, когда надо подать форму по большому количеству сотрудников, в частности, при переименовании организации. 
4. Перед отправкой формы Экстерн проверяет ее на форматно-логические ошибки, а также по методике ПФР.
5. Если надо отменить конкретные мероприятия в рамках отправленного ранее отчета, то отменяющие мероприятия создаются автоматически, надо только указать дату отмены.
6. В карточке сотрудника отражаются все действия по этому человеку. На основе ранее отправленного отчета СЗВ-ТД можно сразу создать отчет с отменяющим мероприятием.

Как отправить

Перечислим порядок действия страхователя при подаче отчетности то телекоммуникационным каналам связи:

• обеспечение достоверности передаваемых документов;
• формирует отчет со сведениями о застрахованных лицах и иными сведениями для отправки;
• проверяет правильность подготовки отчета с помощью проверочной программы ПФР или специальной программы спецоператора;
• отправляет готовые и проверенные файлы с xml-формате через оператора.

После того как отчет будет отправлен, страхователь (организации и предприниматель) получит из Пенсионного фонда квитанцию о доставке отчетности. Далее страхователю пришлют протокол контроля сведений и нормативный срок протокола.

В ответ на сообщения из ПФР нужно отправить квитанцию о доставке протокола контроля, подписав ее собственной электронной подписью.

Если из ПФР получен положительный протокол, то это свидетельствует об успешной сдаче отчета. Датой сдачи в таком случае является день формирования квитанции о доставке, полученной из Фонда. Если же протокол отрицательный, то значит при проверке найдены ошибки. Такой отчет считается непринятым. Исправив ошибки, нужно повторно отправить документ.

Если по какой-то причине квитанция о доставке или прокол контроля не поступили, нужно связаться с оператором связи и выяснить причины их отсутствия.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

Содержание заявления вполне понятно – оно включает в себя просьбу к ПФР о присоединении предприятия к электронному документообороту. Но, помимо этой очевидной информации, в бланк входят и другие важные сведения.

В начале документа называется:

• адресат — наименование территориального отделения Пенсионного фонда;
• дата, с которой страхователь хотел бы быть подключенным к электронной системе.

Затем идет два раздела.

Каждый заявитель заполняет только один из них – в зависимости от того, кем он является – юридическим лицом или ИП.

Соответственно, об организации вносится следующая информация (все сведения должны соответствовать учредительным бумагам фирмы):

• полное название, ОГРН, ИНН, КПП;
• адрес (юридический и фактический);
• данные о банке, в котором обслуживается страхователь;
• среднесписочное количество сотрудников.

Предприниматели вносят в бланк:

• свои ФИО, ИНН;
• паспортные данные;
• адрес места жительства (по регистрации и фактический);
• банковские реквизиты.

Далее идет небольшая таблица, в которую вписывается информация о компании, оказывающей услуги связи между страхователем и ПФР и используемом средстве криптозащиты информации.

В завершении заявитель подписывает документ, подтверждая таким образом свое согласие с условиями Соглашения о работе в системе электронного документооборота.

Само Соглашение специалисты ПФР предоставляют после того, как получат от предприятия заполненное по всем правилам заявление. Затем представители организации должны внести реквизиты Соглашения (номер и дату) в программу связи от удостоверяющего центра или передать их уполномоченному представителю.

Подключение к системе СЭД ПФР

Чтобы получить информацию о том, как сдать отчет в Пенсионный фонд в электронном виде, необходимо будет зарегистрироваться в СЭД. Для регистрации понадобится посетить в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ по месту вашей регистрации, и представить сотрудникам организации информацию о том, как подключиться к электронному документообороту. Заявление необходимо оформить, используя специальные бланки, которые можно найти в местном отделении ПФР. Если вы оформляете заявление в качестве представителя какой-либо организации, понадобится заверить документ подписью руководства и печатью вашей организации.

Далее необходимо будет подписать соглашение, согласно которому страхователь сможет обмениваться с ПФР необходимыми документами, используя телекоммуникационные каналы связи. Между вами и территориальным управлением Пенсионного фонда должен быть установлен корректный обмен.

Далее нужно подписать соглашение о взаимообмене документацией, после чего необходимо изучить ознакомиться с порядком получения информации, регламентом обеспечения конфиденциальности всех имеющихся данных и прочими нормативными документами, используемыми при обмене материалами.

После этого нужно заключить договор с центром, осуществляющим криптографическую защиту информации, а затем выполнить все необходимые мероприятия по подготовке к использованию ЭЦП и ее установке. Параллельно с этим нужно установить программное оборудование и сформировать условия, нужные для архивации электронной документации. После генерации ключа им может пользоваться его непосредственный владелец или представитель организации.

Подключение к системам электронного документооборота

Важнее всего разобраться с тем, как подключить электронную отчетность в ПФР, ведь сейчас существует возможность подключения к общей системе. Необходимо будет предоставлять определенные данные в местное управление Пенсионного фонда РФ. Речь идет о следующей информации:

• Сведения о стаже страхователя и всех взносах, которые были произведены предприятием за него в определенный отчетный период.
• Информация, позволяющая назначить сотрудникам пенсию в межрасчетные периоды по упрощенному алгоритму.
• Заявительные документы сотрудников о том, что они вступают в добровольные правовые отношения, согласно существующему законодательству. В случае их отсутствия станет невозможно вносить страховые выплаты, которые могли бы быть использованы для формирования накопительной части пенсии.
• Реестры тех лиц, что были застрахованы предприятием, и за которые были внесены страховые взносы для формирования накопительной части трудовой пенсии. Эти реестры формируются ежеквартально и постоянно сохраняются.

В чем преимущества?

Узнать, как сдать отчет в ПФР в электронном виде, вы можете в самой организации. Отправлять отчеты можно в любое время дня и ночи, никаких выходных дней в данном случае не предусмотрено. Можно таким образом экономить время и бумагу. Теперь не нужно приезжать в Пенсионный фонд РФ и лично сдавать отчет.

Более того, представители ПФР будут отправлять пользователям, подключенным к системе электронного документооборота, информацию обо всех изменениях по обязательному пенсионному страхованию. Речь может идти также о программном обеспечении и персонифицированном учете. Страхователь имеет право самостоятельно задать вопрос представителю ПФР, получить необходимые документы с их копией, при этом сроки получения ответа являются минимальными.

С экономической точки зрения документооборот с ПФР намного эффективнее обычного, особенно если учесть то, что законодательство постоянно меняется. Желательно знать, как сдать отчетность в ПФР в электронном виде, ведь данные нужно предоставлять в госструктуру каждый квартал (это касается авансовых платежей и информации о персонифицированном учете).

Нужно также ознакомиться с порядком подключения всех страхователей к системе электронного документооборота. Понадобится получить электронно-цифровую подпись, обладающую криптографической защитой информации. Сделать это можно в специальном центре, информацию о котором можно получить в отделении ПФР.

Как подключить СЗВ-ТД в Экстерне

Приведем порядок действий для разных организаций.

1. Для одиночных организаций, где бухгалтер сдает отчетность и ведет трудовые книжки, отчетность по СЗВ-ТД появилась автоматически, доплата не требуется. В рамках поставки доступны: заявление (ЗПЭД), форма СЗВ-ТД, позднее появится форма СТД-Р.
2. Организациям, в которых трудовые книжки ведет кадровик (одиночные организации, холдинги и организации с филиалами):

• нужно получить отдельный сертификат на кадровика;
• чтобы разграничить права доступа к данным в Экстерне и кадровику была доступна только отчетность ПФР, необходимо приобрести дополнительное рабочее место, настроить многопользовательский режим и отключить доступ во все контролирующие органы, кроме ПФР;
• чтобы кадровик получил право сдавать СЗВ-ТД, нужно направить в ПФР уведомление о предоставлении полномочий (УПУП). Также нужно направить в ПРФ заявление (ЗПЭД). 

1. Если организация в составе обслуживающей бухгалтерии, но за трудовые книжки отвечает ее собственный кадровик, организации нужно:

• приобрести поставку Экстерна с отчетностью в ПФР и отдельным сертификатом для подписания необходимых форм;
• подать в ПФР заявление (ЗПЭД) и уведомление о предоставлении полномочий (УПУП).

1. Если уполномоченный представитель ведет бухгалтерию клиента и в том числе будет сдавать СЗВ-ТД: 

директору компании-клиента нужно представить в ПФР заявление (ЗПЭД), а также доверенность (о необходимости доверенности уточните в отделении) и уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП). ЗПЭД и УПУП подписывает лично директор компании своей квалифицированной электронной подписью. Если у директора нет ЭП, то ЗПЭД и УПУП можно предоставить на бумаге.

Шаблоны документов оператора СКБ Контур:

Проверка отчетности в ПФР онлайн

Неважно, где вы составляете отчеты — в Экстерне или в другой специализированной программе, проверьте их в нашей системе перед отправкой в ПФР. Экстерн укажет на ошибки и неточности в формах отчетности

С помощью подсказок системы электронной отчетности вы легко исправите ошибки и отчитаетесь в Пенсионный фонд с первого раза

Экстерн укажет на ошибки и неточности в формах отчетности. С помощью подсказок системы электронной отчетности вы легко исправите ошибки и отчитаетесь в Пенсионный фонд с первого раза.

В Экстерне только актуальные бланки действующей отчетности. Также для вашего удобства в системе находятся все необходимые для заполнения форм справочники и классификаторы (в том числе КЛАДР).

Система обновляется автоматически и своевременно. Вы можете быть уверены, что все формы актуальны.

Общие сведения о заявлении

На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.

Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.

Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).

Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Как правильно заполнить СЗВ-М

Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета рассмотрен в статье «Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственное отличие — понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).

Электронная подпись для ПФР: как оформить?

Изготовлением и сертификацией ключей электронной подписи, в том числе для ПФР, занимаются специализированные удостоверяющие центры. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, лучше взять список удостоверяющих центров в вашей инспекции ПФР. Далее можно сравнить стоимость и сроки оформления сертификата.

Имейте в виду, что изготовление и сертификация ключа ЭЦП (электронной цифровой подписи) может занять до 10 дней, поэтому следует начать процедуру заранее, не откладывая на последний день сдачи отчетности.

Ключ ЭЦП понадобится не только для сдачи отчетов в ПФР в электронном виде. Практически любое взаимодействие компании с органами власти посредством электронных каналов связи происходит с использованием электронной подписи. Поэтому имеет смысл решать данный вопрос комплексно, чтобы ваш ключ удовлетворял сразу все текущие потребности.

Взаимодействие с ПФР через телекоммуникационные сети – это способ существенно оптимизировать работу бухгалтерии, сократить количество хранимых документов и время ожидания в очередях. Попробуйте и убедитесь сами!

Что нужно, чтобы сдать отчет в ПФР электронно?

Отправить электронную отчетность работодатель может непосредственно на сайте ПФР.

Для этого необходимо специальное программное обеспечение, которое позволяет создавать отчеты в требуемых ПФР форматах и криптографическое ПО для шифрования данных, имеющее сертификат ФСБ.

Далее требуется заключить договор с удостоверяющим центром для создания и поддержки ключей электронной подписи. В компании требуется приказом назначить ответственное лицо. В его Функции входит организация и защита от несанкционированного доступа всего оборудования, рабочего места и электронных носителей. Обязательно также заключить соглашение с территориальным органом ПФР об обмене электронными документами.

Другим способом отправки отчетности в ПФР является использование специальных программ и сервисов. Многие бухгалтерские программы предоставляют возможность отправки отчетов непосредственно из интерфейса самой программы.

При этом требуется услуга специального оператора, который предоставит свои сервера для выполнения необходимых операций

Выбирая поставщика услуг отправки электронной отчетности, следует обратить внимание на следующие моменты:

• компания должна быть включена в официальный список операторов электронной отчетности;
• интерфейс программного обеспечения для отправки отчетов должен быть удобным и понятным;
• состав услуг должен быть оптимальным именно для вашей компании, чтобы не переплачивать за ненужные вам возможности.

Плюсом использования специального ПО является интерактивность работы. Пользователь может не только отправлять отчеты, но и вести настоящий диалог с пенсионным фондом: проводить сверки, получать выписки и даже консультироваться с сотрудниками ПФ. О возможностях каждой конкретной программы и сервиса следует узнавать особо. Кроме того, практически все программы имеют функцию автоматического обновления. Поэтому в вашем распоряжении всегда будут актуальные формы бланков и документов.

Обратите внимание: каким бы образом Вы не отправляли отчетность, файлы необходимо подписать, используя электронную подпись. Электронная подпись для ПФР является аналогом личной подписи и печати на бумажных документах

Она позволяет однозначно идентифицировать подлинность документов и отчетов, отправляемых через интернет.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Какие документы

Прежде чем подключать данную услугу, необходимо понимать, а нужно ли конкретной организации оплачивать страховые взносы и вести электронный учет.

В соответствии с Федеральным законом №212 от 24 июля 2009 года, документооборот должны отправлять

1. компании в виде юридических лиц;
2. в том числе и предприниматели;
3. физические лица, кто не зарегистрирован как субъект бизнеса;
4. адвокат, нотариус – все те, кто занимается частной практикой.

Для начала необходимо сформировать отчет в любой из ран указанных программ, а затем отправить его по каналу.

Оператор ТКС вправе предоставить возможность предоставления отчета:

1. форма РСВ 1. Это документ, который оговаривает начисление и уплату страхового взносу по обязательному обеспечению пенсии, медицинского страхования;
2. форма СЗВ6– Этот документ оговаривает сведения для персонального учета. То есть это сведения о сумме выплат, страховом обеспечении пенсии, страховом стаже каждого работника;
3. форма АДС6–2 оговаривает информацию, которая передается в ПФР. Это приложение к ране указанной форме в виде описи;
4. форма АДВ6–5 также является описью, которая передается в ПФР по документации.

Как сдавать электронную отчетность в пенсионный фонд

Для начала каждый желающий должен написать заявление установленного образца на подключение услуги. Соответственно, после этого также должен оплатить данную услугу.

Часто подрядчик просит предоставить определенные документы для оформления:

1. регистрационные документы в виде свидетельства о постановке на учет;
2. выписка из реестра юридических лиц;
3. копия устава и иных учредительных документов;
4. приказ о назначении директора.

Программное обеспечение

Как правило, практически все организации используют в своей деятельности такую программу, как СБИС+. Это электронный учет, который позволяет в короткие сроки сформировать отчет и отправить по каналам связи.

С каждым годом появляются все новые и новые программные обеспечения. Поэтому к выбору оператора связи стоит подходить все более трепетно, изучив все недостатки и преимущества.

Важным моментом при выборе канала связи стоит наличие модуля при проверке программы отчетности. На просторах интернета достаточно мало сведений о программном софте.

Мало того, некоторые компании предоставляют услуги по самостоятельно сдачи отчетности за дополнительную оплату. Но здесь никаких гарантий нет по корректности заполнения.

Сроки

Каждый учетв Пенсионном фонде обязательно подается до 15 числа месяца, следующим за отчетным

И не важно – письменный ли это отчет или электронный

Это позволяет несколько исправить наличие ошибок в самой отчетности, если она не принимается системой, а также позволяет избежать штрафных санкций и пени.

Отчетность с ошибками

Если система не принимает данный отчет или подчеркивает поля, то нужно просмотреть критичность данных ошибок. Верным способом для проверки можно воспользоваться через официальный ресурс компании – налоговой инспекции. Она совершенно бесплатна.

Почему сдать отчет в ПФР через интернет удобно самому страхователю?

Многие до сих пор с ужасом вспоминают очереди в пенсионный фонд в последние дни сдачи отчетности, ошибки, обнаруженные в отчетах в последний момент, пачки бумаги, которые приходится перепечатывать по нескольку раз – и каждый раз отвозить и снова ждать.

Если же сдать отчет в ПФР через интернет, то страхователь избавляется не только от очередей. Все отчеты можно предварительно проверить специальной программой, которая бесплатно предоставляется самим отделением пенсионного фонда. Если же ошибка все-таки обнаружена, исправление ее занимает считанные минуты, поскольку все данные есть в компьютере. Кроме того, распечатывать отчеты не обязательно. Нет необходимости хранить тонны отчетов, путаясь в версиях.

Работа бухгалтера становится более комфортной, спокойной и размеренной. Он в своем темпе, без спешки и суеты готовит отчет, отправляет его в удобное время, не тратя силы на походы в пенсионный фонд.

Кроме того, программа фиксирует время отправки отчета, поэтому в спорных случаях компания легко сможет доказать своевременность сдачи отчета и избежать штрафных санкций. Особенно актуально это, если документы сдаются в последние дни. При сдаче бумажного отчета бухгалтер просто может не попасть на прием из-за большой очереди, даже если успел подготовить все вовремя. Или во время проверки инспектор обнаружит ошибки, а времени исправить их уже не будет.