Знаток Финансов

Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

5

Первоначальное наполнение базы

Для корректной работы системы персонального учета, которая станет заменой бумажным электронным книжкам, по каждому работнику должны быть занесена информация обо всех кадровых действиях (приеме, переводе, увольнении) между работодателями, а также информация о специальности работника и его квалификации.

Согласно данным Росстата в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян. Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров, у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку. Но, даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам –это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал.

Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию – все эти вопросы пока остаются открытыми.

Так же есть вопрос в контроле корректности первоначального наполнения. Ввиду такого массового и аврального внесения информации вполне возможны ошибки в занесении стажа, должностей, наименования работодателей и прочей информации. Кто будет это контролировать – ПФР, работодатель или сам работник должен будет сверить свою трудовую с теми данными, которые внесли в систему перс.учета, на ком будет лежать ответственность за достоверность внесенной информации и как будет восстанавливаться информация, если вдруг выяснится лет через 15-20 что была допущена ошибка в стаже или наименовании работодателя, на данный момент не понятно.

2

Какую отчетность сдавать

С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020
г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.

Важно!

Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчет
СЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.

Пример

06.02.2020 г. в ООО “ТД “Комплексный” заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Раздел Отчетность в ПФР, кнопка “Создать“.

Рис.7 Создание нового отчета СЗВ-ТД в разделе “Отчетность в ПФР”

Выберите нужный отчетный период. По кнопке “Заполнить” программа автоматически сформирует данные только по тем сотрудникам, по которым были кадровые события в выбранном отчетном периоде.

Рис.8 Заполнение отчета по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Чтобы посмотреть кадровый мероприятия в форме СЗВ-ТД по конкретному сотруднику,
выделите его в списке двойным щелчком мыши. В окне “Мероприятия” будут указаны
кадровые события по сотруднику в отчетном периоде.

Рис.9 Окно “Мероприятия”

После заполнения формы СЗВ-ТД,  нажмите кнопку “Провести”. Из формы возможно распечатать отчет,
который надо подписать и представить в ПФР.

Важно!

Сдача отчетности на бумажном носителе возможна, если численность сотрудников организации не более 25 человек. Если сотрудников больше –  то отчет примут только в электронном виде. 

Рис.10 Печатная форма отчета СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Важно!

Начиная, с 2021 г. в случае приема или увольнения сотрудника, срок сдачи отчета
СЗВ-ТД – не позднее следующего рабочего дня, следующего за датой приказа о
приеме или увольнении сотрудника.

Остальные кадровые изменения (в частности, перевод) необходимо представлять в сроки не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Книжка на память

Трудовая книжка — наследие советского прошлого: на основании документа, в который заносились все этапы трудовой биографии работника, поощрения и взыскания, начислялась пенсия. Потерять трудовую книжку означало обречь себя на мучительное собирание документов, подтверждающих трудовой стаж. Сегодня пенсия начисляется на основании данных об уплате работодателем за работника страховых взносов в Пенсионный фонд, и эта информация хранится в ПФР в электронном виде. Стаж, по сути, стал не столько трудовым, сколько страховым, а трудовая книжка в бумажном виде потихоньку превращается в анахронизм.

Как сообщили «Реальному времени» в Отделении ПФР по РТ, с будущего года сведения о периодах работы тех, кто впервые устраивается на работу, будут храниться только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки. Те, у кого она есть, могут написать заявление работодателю, на основании которого бумажную трудовую книжку будут вести одновременно с электронной.

В электронном виде вся информация будет доступна в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги РФ». Фото Сергея Григоренко (vpravda.ru)

Зачем нужны электронные трудовые книжки

На самом деле, привычная система бумажного документооборота по трудовым книжкам действительно имеет много недостатков:

Некорректное ведение трудовой книжки работодателем может повлечь за собой серьезные проблемы;
Бумажный носитель может быть испорчен или утерян, что чревато утратой важной информации;
Нередки случаи, когда недобросовестный работодатель в случае конфликта с работником «берет в заложники» его трудовую книжку, искусственно создавая препятствия к ее выдаче;
Необходимость организовать передачу трудовой книжки при географически удаленном расположении работодателя. Отправлять почтой – риск, курьерская служба или личная поездка – дополнительные расходы;
Возможность махинаций: более одной трудовой книжки у человека, подделка записей и т.д.. Электронный формат трудовой книжки имеет целью устранение всех этих недостатков

С переходом на новую версию нам обещают следующие преимущества:

Электронный формат трудовой книжки имеет целью устранение всех этих недостатков. С переходом на новую версию нам обещают следующие преимущества:

  • Минимизация ошибок в записях о трудовой деятельности;
  • Точное и корректное ведение трудовой книжки;
  • Удобный дистанционный доступ ко всем нужным сведениям;
  • Прозрачность: обладая возможностью доступа к базе в любое время и в любом месте, человек может лично контролировать корректность вносимых сведений;
  • Высокая безопасность хранения личных данных;
  • Упрощение процесса дистанционного трудоустройства;
  • Возможность удаленного оформления пенсий;
  • Снижение издержек, связанных с бумажным документооборотом.

Оформление кадровых документов

Чтобы принять нового сотрудника на работу оформите приказ о приеме на работу.
Подменю Создать раздела Приказы – кнопка “Прием”.

Рис.4 Раздел “Приказы”

Рис.5 Приказ о приме на работу

В поле “Наименование документа” можно указать наименование, которое будет
выводится в форме СЗВ-ТД (это может быть не только “Приказ”, но и “Распоряжение”
или “Представление” и т.п.) . Заполните подразделение, в котором работает
сотрудник и укажите его должность. Если для должности по закону установлены
льготы, то в СЗВ-ТД указывается наименование в соответствии с квалификационными
справочниками – эти сведения укажите в реквизите “Трудовая функция”.
Испытательный срок, оклад и условия приема заполняйте в случае, если кадровый
документооборот ведется в программе и планируется распечатывать кадровые
документы.  Для регистрации события – нажмите кнопку “Провести и закрыть“.

Перемещение или увольнение сотрудников оформите в разделе
Сотрудники подменю Оформить документ. Выделите нужного
сотрудника и выберите кадровое событие.

Рис.6 Выбор приказа на кадровое событие в разделе “Сотрудники”

Все кадровые документы организации по всем сотрудникам доступны в разделе Приказы.

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК

Не позднее 31.12.2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (см. рис. 1). 

Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Рис. 1. Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

  • работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».

Подробнее о сроках поддержки заявления о выборе сотрудником способа получения сведений о трудовой деятельности в учетных программах «1С:Предприятие 8» можно узнать в .

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры – Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника (см. рис. 1):

  • Ведение бумажной трудовой книжки;
  • Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.

Способ ведения трудовых книжек

В течение 2020 г. работодатель должен собрать информацию о способе ведения трудовых книжек своих сотрудников. Для этого до
30 июня 2020 г. необходимо проинформировать сотрудников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки.

Сотрудник может выбрать один из следующих способов ведения трудовой книжки:

  • на бумажном носителе;
  • в электронной форме.

Эту информацию нужно отразить в программе. Для регистрации заявления введите документ “Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности” из раздела Сотрудники. Данные этого документа включаются в отчет
СЗВ-ТД вместе с кадровыми изменениями.

Рис.11 Раздел “Сотрудники”, список заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Нажмите кнопку “Создать“, чтобы зарегистрировать новые
заявления. В окне заявления выберите нужного сотрудника и выбранный
им способ ведения трудовой книжки. Из формы возможно распечатать само заявление и
подписать у сотрудника.

Рис.12 Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если сотрудник принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель все равно представляет сведения о его кадровых перемещениях в ПФР. Если сотрудник выбрал способ ведения своей трудовой книжки
в электронной форме, то работодатель выдает оригинал трудовой книжки сотруднику на руки, где последней записью будет “Выбран электронный способ ведения трудовой книжки”.

С 2021 г. для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, способ ведения трудовой книжки возможен только в электронном виде.

Вероятные минусы и подводные камни новой системы

Пожалуй, самое распространенное опасение – надежность сохранности персональных данных, содержащихся в электронной базе ПФР. С одной стороны, ПФР заявляет об исключительной надежности их систем безопасности, с другой – за последние годы имели место случаи взлома и утечки информации из мест, считавшихся эталоном информационной безопасности.

Еще один весомый минус – возможные сбои электронной системы. Практически любая система такого масштаба периодически сбоит, особенно вначале. Отличным примером является недавний переход на электронную запись на медицинские услуги муниципальных поликлиник. Сбои в работе единой базы чреваты утратой или искажением персональных данных, что потенциально может иметь для человека крайне неприятные последствия.

В перечне плюсов, приведенных в начале нашего материала, есть пункт «минимизация ошибок в информации о трудовой деятельности»

Внимательный читатель, возможно, уже обратил внимание, что в нем использовано расплывчатое слово «минимизация», а не «абсолютное исключение». Это означает, что возможность попадания в информационную базу ошибки при перенесении сведений от работодателя в ПФР всё-таки сохраняется

Предполагается возможность урегулирования таких случаев через суд, но вряд ли кому-то данная перспектива покажется заманчивой.

Целью реформы, среди прочего, является снижение связанной с кадровой отчетностью нагрузки на работодателя. Возможно, в отдаленной перспективе так и будет. Однако в первое время, скорее всего, эффект будет прямо противоположным: пока новая система не доказала свою надежность, многие работники не собираются отказываться от бумажных трудовых книжек, а значит – кадровикам придется выполнять двойную работу. Кроме того, пока что по очевидным причинам нет ни одного специалиста, съевшего собаку на подаче новой отчетности в ПФР. Поначалу это будет непростой задачей даже для опытных кадровиков.

Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов

В плане доступа к информации, для работников переход на “цифру” несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному. В связи с этим может возникнуть интересная ситуация. Напомню, что сегодня, в соответствии со , работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому. В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Но если выясниться, что работник в ходе трудоустройства предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.

Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

4

Элемент былой системы

Собеседник News.ru напоминает, что в советские годы трудовая книжка была неотъемлемым элементом системы и играла роль важнейшего социального маркера, фиксировавшего то, чем гражданин занимается. Если сегодня можно быть фрилансером и жить, как раньше говорили, на нетрудовые доходы, то в СССР это не допускалось. Конечно, это было некое ограничение прав человека, но без него не было бы ни пенсий, ни всеобщей трудовой занятости.

Сергей Булкин/News.ru

В свою очередь проректор Академии труда и социальных отношений Александр Сафонов отмечает, что в советскую эпоху документ выполнял сразу несколько функций. Первая — учёт трудового стажа, он вёлся от первой записи поступления на работу. Вторая — учёт особенностей трудовой деятельности, дававших право на досрочную или повышенную пенсию (например, работа в условиях Крайнего Севера). Третья — учёт непрерывности (с паузой не более месяца) стажа, определявшей размер пособия по временной нетрудоспособности. В-четвёртых, велась запись сведений о присвоении квалификации, позволявшем человеку занять ту или иную должность. В-пятых, фиксировалась информация о трудовых нарушениях, таких как кража на предприятии: на её основании работника могли уволить.

Самое интересное — в нашем канале

Добавить комментарий