Коллективные закупки: что это и как это работает?

Шаг пятый, мотивирующий: распределите функции в команде и поощряйте каждого

Перемены всегда болезненны и нужно быть готовым к недовольству со стороны сотрудников. Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность.

Снабженцы формируют конкурсы и заключают договоры. Техспециалисты, строители и бухгалтеры готовят ТЗ, участвуют в конкурсной комиссии и заключают договоры с победителями. Отдел торгов проверяет и раскручивает конкурсы, организует работу конкурсной комиссии, готовит и согласует с вами протоколы конкурсов и аукционов. Юристы разрабатывают типовые договоры. Финансисты сопоставляют предложения с разными сроками оплаты. «Безопасники» проверяют победителей на благонадежность. В итоге поставщиков выбирает вся команда. Нужно дать понять сотрудникам, что от быстрой и четкой работы команды зависит эффективность закупочной деятельности компании.

Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность. Фото bankgarant.pro

В любое время, в особенности в кризис, у владельца компании или его директора всегда должен быть план, как сделать компанию эффективнее. Конкурентные закупки — это один из действенных способов снизить затраты компании. Эти 5 шагов помогут усовершенствовать закупочную деятельность компании, а грамотное использование электронных площадок позволит упростить процесс закупок.

Чтобы получить ответы на вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8 8-800-555-39-39 или 8(843) 2-696-696.

Интернет-газета «Реальное время»

Справка

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT — площадка №1 на рынке межкорпоративной электронной торговли в Татарстане.

Создана в 2007 году. Первая закупочная процедура состоялась 20 июля 2007 года. В настоящее время — одна из крупнейших ЭТП Татарстана и России, лидер рынка корпоративных закупок Татарстана.

• Количество клиентов площадки — > 42 000.
• Общий оборот торгово-закупочных процедур — > 450 млрд рублей.
• Количество торгово-закупочных процедур — > 161 000.

Компания уже более 10 лет помогает предприятиям оптимизировать затраты и находить поставщиков или покупателей в кратчайшие сроки, сохраняя прозрачность и честную конкуренцию процессов закупок и торгов. Электронная площадка работает по трем направлениям: «Корпоративные закупки», «Биржевые продукты», «Реализация активов и имущества». Организации разного масштаба и географии могут проводить здесь закупки для обеспечения нужд компании, покупать нефтепродукты и продукты нефтехимии у ведущих российских предприятий-производителей напрямую и по справедливой цене, а также покупать или продавать автомобили, металлы, технику, имущество и другие активы предприятия.

БизнесУслугиТехнологииITЭкономикаФинансы

Мой рабочий день

Сейчас я веду три закупки параллельно.

Когда у меня собирается минимальный заказ, я передаю запрос поставщику и жду доставки. Здесь начинается самая трудоемкая часть моей работы. Я забираю посылку, проверяю наличие товара, раскладываю по индивидуальным пакетам, маркирую каждый и отвожу в офис хранения. Обычно это занимает 2-3 дня в месяц.

Проблемы нужно уметь решать оперативно

Бывает, приходит поврежденный или бракованный товар. Такие ситуации случаются крайне редко, однако, покупатель может не получить свой товар в оговорённые сроки – возврат и обмер занимает много времени.

Все зависит только от поставщика и его политики взаимодействия с клиентами. Бывают неприятные ситуации, когда человек оставляет заказ, а через месяц ожидания оказывается, что товара нет в наличии. Покупатель потратил свое время, но не получил желаемое. Но такие случаи я могу пересчитать по пальцам одной руки. В остальном же – никаких сложностей, очевидная выгода.

Ответственность среди коллективных участников

Коллективные участники закупки несут ответственность по договору в двух формах:

• индивидуальную ответственность каждого участника по обязательствам, связанным с закупкой;
• солидарную ответственность за полное и своевременное исполнение обязательств по контракту.

Согласно ст. 321-325 ГК, члены коллектива обладают равными правами и несут солидарную ответственность перед покупателем их услуг. Если между участниками коллектива подписан договор простого товарищества, то они должны будут отвечать по всем обязательствам независимо от причин возникновения обязательств по ч. 2 ст. 1047 ГК.

Участники договора несут ответственность не только перед заказчиком, но и друг перед другом. В частности, за обеспечение сохранности и ценности имущества, которое находится в их пользовании, и при причинении ущерба имуществу. В последнем случае виновная сторона выплачивает пострадавшей полную стоимость утраченного имущества или стоимость его восстановления.

Алгоритм участия

Процесс передачи заявки на участие в закупках со стороны нескольких лиц одновременно в 223-ФЗ никак не урегулирован. На практике для коллективного участия в закупке по 223-ФЗ группа поставщиков обычно придерживается следующего порядка действий:

1. Заключить договор простого товарищества или оформить доверенность на одного отдельного члена или его представителя.
2. Составить заявку на участие в закупке с учетом требований документации.
3. Приложить дополнительную документацию: учредительные документы (лицензии и допуски и пр.), которые подтверждают опыт и квалификацию.
4. Поставить подписи каждого члена соглашения.
5. Подписать контракт с заказчиком при победе в закупке.

Данный вариант участия, который основан на заключении договора простого товарищества, является оптимальным и наиболее удобным для заказчика.

Заявка на участие в закупках подается по общим правилам, но с некоторыми нюансами. В состав заявки включаются документы, которые подтверждают правоспособность каждого участника коллектива. Это копии допусков, лицензий и сертификатов, копии устава, выписки из ЕГРЮЛ. Также к заявке нужно приложить копию соглашения об образовании коллективного участника. Заказчику нужно указать на сведения об объеме поставки товаров, работ и услуг, которые по договору исполнит каждый участник.

Стоит отметить, что в Положении о закупке обычно ограничено право одного участника на подачу нескольких заявок одновременно. Такое требованием может распространяться и на коллективное участие: если участник участвует коллективно, то он не вправе одновременно подавать индивидуальные предложения. При дублировании заявок заказчик вправе отклонить все из них.

Допускается также иной вариант коллективного участия, когда несколько участников подают одну заявку, подписанную каждым участником. При признании коллективного участника победителем заказчик подписывает соглашения с каждым участником. Для этого необходимо составить отдельный проект договора или отдельное приложение к договору, в котором будут прописаны распределение объемов работ и сроки выполнения работ, ответственность участников и порядок расчетов за выполненные работы. Также в документации указывается порядок действия на случай, если один из участников коллектива откажется подписывать договор. В этом случае в реестр недобросовестных поставщиков может попасть не только сам уклонист, но и все коллективные участники.

Составление соглашения

Договор простого товарищества регламентируется Гражданским кодексом в Главе 55 ст. 1041-1054. Перед заключением договора сторонам следует согласовать между собой все правовые нюансы правовых отношений, не противоречащих ГК и условиям заказчика.

В договоре необходимо определиться со следующими аспектами:

1. Определиться с правами и обязанностями каждого участника закупки.
2. Распределить объемы товаров, работ и услуг, которые поставляются каждым участником, сроки поставки и стоимость.
3. Определиться с участниками коллектива, которым будут представлены интересы каждого участника, входящего в состав объединения.
4. Установить ответственность участника коллектива по обязательствам, которые связаны с участием в закупках.
5. Установить сроки действия соглашения. Они могут быть любыми, но не менее срока действия договора.
6. Установить солидарную ответственность за своевременное исполнение договорных условий.
7. Предусмотреть операции по исполнению договора в целом, включая взаиморасчеты с ответственным участником. По инициативе заказчика схема может быть изменена.
8. Соглашение не может изменяться без предварительного согласования этого с заказчиком.

Заключение контракта с несколькими участниками закупки

В пояснениях Минэкономразвития (в Письме №Д28и-933 от 2016 года) говорится, что форма предложения подписывается всеми поставщиками, а также содержит наименование лица, с которым оформляется данное соглашение, и которое будет представлять интересы остальных.

Допускается подписание контракта одним поставщиком, если его наделили подобными полномочиями по договоренности или соглашению.

Как выбрать надежную интернет-площадку

Объединять покупателей, заинтересованных в приобретении одного и того же товара, помогают современные технологии общения и обмена информацией — сеть интернет. Правда, в России в настоящий момент нет единого сайта, который бы помогал совершать общие покупки гражданам всей страны. Зато уже есть интернет-сайты, которые работают в десятках городов и охватывают несколько регионов. В качестве примера подобной площадки можно назвать, скажем, «Сайт покупок».

На что нужно обратить внимание при выборе интернет-сайта для совместного закупа? Прежде всего — на его возраст. Так, например, уже упоминавшийся нами «Сайт покупок» работает с 2010 года

Чем больше возраст сайта, тем выше уровень его надежности. Приобретать товары в интернете у непроверенных продавцов и посредников не рекомендуется. Так можно нарваться на мошенников, заплатить им деньги, и в итоге не дождаться купленного товара. Авторитетные площадки с большим опытом работы следят за своей репутацией и не допускают проходимцев в число организаторов закупок.

Надежность сайта-посредника необходимо проверять и с помощью отзывов, оставленных о нем в интернете

При анализе откликов следует обратить внимание на конкретность предоставленной информации (факты и цифры), наличие реальных фотографий, рейтинг человека на сайте отзывов. Так можно отсеять отклики реальных пользователей, которые делятся своим личным опытом, от проплаченных рекламных публикаций

Определение совместных торгов

При проведении совместных закупок заказчики должны опираться:

• на статью 25 44-ФЗ;
• на Постановление Правительства от 2013 года №1088 (на основании ч. 5 ст. 25 44-ФЗ полномочия по определению порядка проведения торгов принадлежат Правительству).

Заказчиков стимулируют закупать товары, работы и услуги посредством совместных торгов две основные причины: возможность обеспечить бюджетную экономию и минимизировать затраты. Такие закупки заказчики проводят при наличии потребностей в одинаковых товарах, работах и услугах. Например, несколько медицинских учреждений объединяются для закупок медикаментов, несколько дошкольных образовательных учреждений – для закупок продуктов питания. Именно в сфере здравоохранения совместные закупки проводятся чаще всего.

В основном такие закупки имеют форму аукциона, к совместному конкурсу сторону прибегают крайне редко. Связано это с тем, что в конкурсе заказчики могут предъявлять к поставщикам индивидуальные требования, которые сложно объединить в рамках нескольких закупок. Объединение для совместных торгов является правом, а не обязанностью заказчика.

Условия организации совместных конкурсов и аукционов

Совместные торги могут проводиться в форме конкурентных закупок, а именно: конкурса или аукциона. Особенности проведения данных закупок прописаны в ч. 1 ст. 25 44-ФЗ.

Конкурсы и аукционы в рамках совместных торгов по 44-ФЗ имеют определенные особенности:

1. В задачи каждой организации-заказчика по 44-ФЗ входит расчет НМЦК, количества и объемов товаров, работ и услуг, подготовка технических характеристик (техзадания) и конкурсной документации, обоснование объекта закупки. Заказчику следует сделать это до момента подписания многостороннего соглашения.
2. Расходы на проведение закупки распределяются между заказчиком пропорционально их доле НМЦК в совокупной начальной цене.
3. Каждый участник подписывает контракт самостоятельно по факту определения победителя конкурентной закупки.

Цену лота при закупках среди СМП желательно  установить в пределах 20 млн р., хотя этот вопрос законодательно не урегулирован.

Преимущества и недостатки

Основная цель проведения совместных торгов и одновременно их ключевое преимущество – возможность достижения экономии. При закупках существенного объема товара можно получить наиболее выгодное предложение от поставщиков, которые готовы делать хорошие скидки при приобретении товаров в оптовом объеме. Экономию можно достигнуть и на организации закупочного мероприятия, так как затраты делятся с другими заказчиками.

К преимуществам относится и возможность снижения трудозатрат заказчиков на организацию и проведение закупки.

Для поставщиков совместные торги выступают предметом повышенной заинтересованности. Небольшие поставки для поставщиков могут быть нерентабельны из-за высоких затрат на участие в процедуре либо из-за логистических издержек (если поставщик и заказчик находятся в разных городах), а крупные объемы заказа обычно выгодны и интересны поставщикам.

Недостатками при проведении совместных закупок являются определенные организационные сложности. При отсутствии уполномоченного органа для организации закупки такие полномочия придется брать на себя одному из заказчиков. Далеко не все заказчики готовы к дополнительной ответственности и трудозатратам.

Отдел закупок должен влиять на рост производства и продаж

Нужно постоянно мониторить, есть ли такие закупки, при проведении которых за счет действий закупщиков уменьшились затраты на производстве или выросли продажи.

Например, закупщики нашли новое сырье, которое снижает затраты и улучшает качество продукта. В результате компания обошла конкурентов и увеличила объем продаж.

Или при поиске подрядчика по упаковке отдел закупок находит производителя инновационной упаковки. Это позволяет компании расширить ассортимент выпускаемой продукции и закрепиться на рынке.

В нашей практике был случай, когда новый поставщик, которого мы нашли заказчику, в два раза сократил время мойки тары в FMCG компании, что привело к увеличению объемов производства на 5%.

Если закупщики компании могут похвастаться такими удачными кейсами и их наберется хотя бы 10% от общего количества проектов за год, то работу закупок можно оценивать, как эффективную. Если нет, то нужно пересматривать ситуацию в закупках.

Работа отдела закупок должна быть правильно организована

Для оценки работы отдела нужно смотреть, какая роль у закупок в компании. Например, когда мы проводим аудит, то обозначаем следующий круг вопросов:

• Являются ли закупщики аналитиками, стратегами и внутренними консультантами в компании?
• Могут ли они быстро реагировать на внешние/внутренние возможности и угрозы?
• Есть у закупщиков время оценивать риски, управлять сложными проектами, покрывать новые категории и стратегические проекты?
• Делегируют ли они операционку и тактические задачи в Shared Services или на аутсорсинг?
• Приносят ли инновационные решения/поставщиков на рынке?
• Меняют ли схему оказания услуг/ценообразования?
• Используют ли в работе лучшие практики?
• Влияет ли их работа хотя бы косвенно на прибыль компании?

Если ответы положительные, то ваш отдел эффективен. Если нет, есть повод задуматься.

Например, вы видите, что ваши закупщики погрязли в рутинных задачах и постоянно жалуются на нехватку ресурсов. В этом случае говорить об эффективности закупок нельзя. Если у закупщиков не хватает компетенций для правильной организации работы своего отдела, то вряд ли они способны улучшить функции закупок для компании.

Первые торги и планы на будущее

Официально сервис запущен с 23 марта. В этот день прошли первые полноценные торги, но пока только для жителей Москвы и Московской области. У нас представлено 19 производителей и разные наименования продукции (продукты питания, кухонные принадлежности, постельное белье, бытовая химия и предметы детской гигиены).

 Далее мы планируем расширить географию буквально на всю страну — до конца года зайти не менее чем в 30 регионов, увеличить число партнеров-производителей до 150, а ассортимент довести до 1000 наименований.  Будут и товары для дома, и детские игрушки и др. Не исключаю, что пойдем даже в сегмент бытовой техники и электроники.

Из продуктов питания мы готовы заводить в торговую матрицу все, что имеет длительный срок хранения. От предложений производителей скоропортящейся продукции вынуждены отказываться, чтобы не попасть в ситуацию, когда покупателю может прийти просроченный товар. В таком случае не избежать претензий и испорченной репутации. 

Сравните уровень работы закупщиков и внешних провайдеров

Рассмотрим на примере, как это делать. Допустим, что закупщик тратит на составление, согласование и подписание контракта 20 часов. За месяц он согласовывает 5 контрактов — 100 часов. Час его работы стоит 1500 р., расход в месяц — 150 тыс. р. Час работы внешнего провайдера — 2000 р. На контракт он тратит 25 часов, то есть 5 контрактов обойдутся в 250 тыс. р.

На первый взгляд, по затратам выигрывает внутренний закупщик. Но оценивать работу этих специалистов только по расходам неправильно. Нужно понять, есть ли разница между контрактами, которые они готовят.

Допустим, что провайдер в контракте учел и подсветил все риски, указал корректные цены, согласовал дополнительные уступки, увеличил отсрочку платежа, ввел SLA и штрафы за некачественное или несвоевременное оказание услуг или внедрил инструменты стимулирования поставщика, убрал штрафы за досрочное расторжение контракта. Тогда, как внутренний сотрудник в силу нехватки знаний и компетенций этого не сделал.

Получается, что компании выгодно заплатить больше внешнему специалисту и получить более надежный и проработанный контракт, чем нести риски, связанные с недоработанным договором.

Коллективное участие в закупках по 223-ФЗ: кто такой коллективный участник

Определение коллективного участника закупки приведено в ч. 5 ст. 3 223-ФЗ. Здесь сказано, что под ним понимается выступающее на стороне одного участника объединение:

1. Юридических лиц независимо от их формы собственности, организационно-правовой формы, местонахождения капитала и прочих условий.
2. Физических лиц, в том числе в статусе индивидуальных предпринимателей.

Такое объединение должно соответствовать требованиям заказчика к участникам закупки, согласно положению о закупке. Смешанная форма коллективного участия (состоящая одновременно из физических и юридических лиц) законодательно не предусмотрена, хотя и прямо не запрещена.

Стоит отметить, что по 44-ФЗ допускается только индивидуальное участие в закупке, тогда как 223-ФЗ предоставляет такую возможности и коллективам.

Коллективное участие допускается в любой закупочной процедуре, проводимой по нормам 223-ФЗ, если только прямо это не запрещено закупочной документацией (при этом законодательно запрещено без оснований ограничивать численность участников). Оно может потребоваться, если требования закупки подразумевают наличие у юрлица или физлица обширного спектра разнонаправленных видов деятельности (например, при проведении строительных работ), а по отдельности они не обладают нужными мощностями.

Важно понимать, что под коллективным участием понимается заключение контракта одновременно с несколькими лицами, а не с одним генподрядчиком, который в дальнейшем будет привлекать посредников для выполнения договорных условий

Соглашение о проведении совместных закупочных процедур

Обязательным условием для проведения совместной закупки является то, что в ее рамках объединяющиеся организации подписывают двустороннее соглашение.

Требования к соглашению о проведении совместных торгов приведены в ч. 2 ст. 25 44-ФЗ. Такой документ должен включать в свой состав:

1. Сообщение о сторонах договорных отношений.
2. Идентификатор закупки (на основании ч. 2 ст. 23 44-ФЗ).
3. Объект закупки, количественные и объемные показатели, организационные условия проведения закупки по каждому из участников.
4. НМЦК каждого из участников с расчетами и обоснованиями.
5. Права, обязанности и меры ответственности сторон.
6. Состав закупочной комиссии, сроки ее функционирования и документы, регламентирующие работу комиссии.
7. Сведения об организаторе закупке и передаваемых ему полномочиях.
8. Временной период проведения закупки.
9. Сведения о закупочном извещении, сроках его формирования, согласованиях участия в закупках в закрытом формате, предельные сроки разработки документации по закупке со стороны участников.
10. Распределение расходов на проведение закупки между заказчиками.
11. Порядок разрешения спорных ситуаций.
12. Сроки действия соглашения.
13. Прочие положения.

Особенности заключения договора с коллективным участником

Вопрос относительно особенностей и порядка заключения договора с коллективным участником закупки – победителем процедуры закупки также вызывает у заказчиков определенные сложности.

В частности, возникает резонный вопрос: нужно ли заключать договор с лидером коллективного участника или же с каждым из лиц, входящих в состав коллективного участника?

В разъяснениях Минэкономразвития России по этому вопросу указывается, что “…в случае, если победителем в процедуре закупки признан участник закупки, на стороне которого выступали несколько физических или юридических лиц, заказчиком должен быть заключен один договор со всеми юридическими или физическими лицами, выступавшими на стороне победившего участника закупки, при этом непосредственно подписание договора может осуществляться одним лицом, действующим от имени всех остальных лиц по доверенности или на основании договора простого товарищества, совершенного в письменной форме. Указанные лица солидарно отвечают перед заказчиком за исполнение обязательств, предусмотренных договором, заключенным по результатам процедуры закупки в соответствии со ст. ст. 321 – 325, 1047 ГК РФ” .

Письмо Минэкономразвития России от 30.10.2015 N Д28и-3153.

В целом с точки зрения ГК РФ допустимы оба случая заключения договора (договоров) с коллективным участником, однако с точки зрения защиты прав и законных интересов заказчика, минимизации его юридических и финансовых рисков целесообразно “…заключение договора, в котором ответственность лиц, выступающих на стороне коллективного участника, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств не индивидуализирована и участники несут ее солидарно (то есть заказчик вправе предъявить требование об исполнении, а следовательно, и об ответственности как ко всем должникам совместно, так и к любому из них в отдельности, притом как полностью, так и в части долга), что прямо соответствует п. 2 ст. 1047 ГК РФ” .

Кошелева В.В. Сложные вопросы заключения и исполнения договоров, заключенных по результатам закупки // Корпоративные закупки – 2015: практика применения Федерального закона N 223-ФЗ. Сборник докладов. М.: Юриспруденция, 2015. С. 48 – 57.

Необходимо обратить внимание читателей, что приведенные в данной статье требования к особенностям участия в закупках “коллективного участника” носят рекомендательный характер и заказчик при установлении подобных требований в положении о закупке или в закупочной документации должен принимать во внимание как особенности и предмет проводимой закупки, так и требования и условия собственных документов, регламентирующих порядок проведения закупок. Однако представляется бесспорным, что ясные и подробные требования к коллективным участникам, изложенные заказчиком в документации о закупке (положении о закупке), в последующем позволят ему избежать возникновения спорных ситуаций, жалоб в контролирующие органы, судебных разбирательств

Однако представляется бесспорным, что ясные и подробные требования к коллективным участникам, изложенные заказчиком в документации о закупке (положении о закупке), в последующем позволят ему избежать возникновения спорных ситуаций, жалоб в контролирующие органы, судебных разбирательств.

Крым, рубль, санкции и короновирус

К тому же рыночная ситуация сама подталкивала к организации такого бизнеса. Все помнят, что было в конце 2014-2015 гг.: обвал цен на нефть и резкое ослабление рубля, Крым и международные санкции в отношении России. Это привело к удорожанию многих категорий импортных товаров, а также срочным мерам государства по наполнению бюджета несырьевыми доходами — в том числе снижению лимитов на беспошлинный ввоз посылок из-за рубежа. Другими словами, условия для существования групп совместных закупок перестали быть выгодными. Это их подкосило.

При этом спрос на товары, особенно на продукты питания по максимально низким ценам, у населения явно вырос — оставшись без зарубежных конкурентов, местные производители немедленно взвинтили цены! Но и в принципе, если абстрагироваться от экономики и политики: самым естественным желанием любого человека как потребителя товаров и услуг является желание приобрести много и как можно дешевле.

Когда в начале 2020 г. мы с партнером готовили наш проект к запуску, то и подумать не могли, что страна, как и пять-шесть лет назад, снова окажется в ситуации кризиса. Тогда был дешевый рубль и санкции. Сейчас — еще более дешевый рубль и коронавирус, негативно сказавшийся на международном производстве и торговле. Понятно, что в ближайшее время мы снова увидим повышение цен на все. А значит, наш сервис окажется как никогда полезным людям.