Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг

Плюсы удаленного ведения бухгалтерии

Сокращение затрат на штатных бухгалтеров. Ведь каждому сотруднику нужно отдельное рабочее место. Предварительно его нужно оборудовать, закупив стол, компьютер и другую оргтехнику, а также установить набор необходимых для выполнения бухгалтерских функций программ. Помимо этого, за каждого сотрудника нужно делать существенные налоговые отчисления. Это не только НДФЛ, но и выплаты в Пенсионный фонд например. Аутсорсинговая компания уже имеет всю нужную для выполнения бухгалтерских функций технику, а оплата удаленной бухгалтерии – это расход, на который заказчик может получить вычет НДС.
Качество. В компании, предлагающей аутсорсинговые услуги, все бухгалтерские процессы уже налажены. Не нужно тратить время на подбор персонала и его обучение. В компании-аутсорсере работают разные специалисты, не только бухгалтеры дистанционно. Поэтому возникающие в процессе работы вопросы решаются довольно быстро. Выполненная работа проходит внутреннюю проверку более квалифицированными сотрудниками, прежде чем попадает к конечному заказчику. Это позволяет не беспокоиться за результат.
Ответственность. Все аутсорсинговые услуги оказываются на основании договора. Его условия нужно внимательно изучить перед подписанием. Среди аутсорсинговых компаний считается нормальной практика нести ответственность за потерю документов, допущенные ошибки и т.д. Поэтому возникшие по его вине штрафы и другие расходы аутсорсер должен покрывать самостоятельно.
Конфиденциальность. Заключенный договор должен включать пункт о неразглашении информации. Ведь все финансовые данные, которые получает аутсорсер, фактически составляют коммерческую тайну и не должны разглашаться и становиться доступны посторонним лицам.

Выборочный аутсорсинг бухгалтерских услуг

В таких ситуациях руководство передает на удаленное обслуживание лишь некоторую часть всех функций. Например, возможны следующие варианты.

Расчет оплаты труда наемных сотрудников.
Составление отчетности.
Подготовка налоговой декларации и т.д.

Частичное ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг передают в тех случаях, когда руководство не планирует полностью терять контроль над финансовым учетом.

Этот вариант также пользуется спросом среди тех, кто желает освободить штатных бухгалтеров от однотипной рутинной работы или даже сократить некоторых сотрудников. Частично передавая ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, некоторые функции компания будет исполнять самостоятельно.

Бераторы и онлайн-справочники

Бухгалтеру ежедневно приходится мониторить изменения в законодательстве, чтобы правильно оформить документы, начислить налоги или провести операцию в учете. На удаленке спросить совет не у кого, поэтому отличными источниками информации станут бераторы. Это такие бухгалтерские энциклопедии, которые содержат образцы первичных документов и примеры решения различных хозяйственных ситуаций с ссылками на действующие законы.

Раньше бераторы выпускали только в виде печатных изданий, поэтому в онлайне их еще немного. Если найти нужный бератор не удалось, всегда можно заглянуть в онлайн-справочники.

В России популярен бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» и онлайн-справочники от издания Клерк.ру, buhgalteria.ru и др.
В Украине есть платные справочники с практическими решениями по бухучету, налогам и праву от интернет-издания Uteka и сервиса «Интерактивная бухгалтерия». Есть бесплатный онлайн-справочник для бухгалтеров из бюджетной сферы и расширенный «Справочник бухгалтера», который можно скачать в формате PDF.
В Казахстане поискать ответы можно в библиотеке начинающего бухгалтера или в справочнике на сайте «Учет» по подписке.

Бераторы экономят время. С такими надежными источниками не нужно ходить полдня по форумам и вчитываться в законы, чтобы решить небольшой вопрос или разобраться в теме. Справочники постоянно обновляются и не содержат неоднозначных трактовок законов. Что помогает избежать многих ошибок в учете.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Для начала нужно разобраться в том, чем аутсоринг лучше штатного бухгалтера. Речь идёт о следующих плюсах:

У вас появится больше свободного времени. Даже при наличии штатной единицы её всё равно нужно контролировать, не говоря уже о тех ситуациях, когда разбираться с такой отчётностью приходится своими силами.
Уменьшается риск получить серьёзный штраф, пропустить срок сдачи отчётности в налоговую. Поскольку бухгалтерским аутсорсингом занимаются профессионалы, которые дорожат своей репутацией, то они очень строго следят и за своевременностью подачи документов, и за тем, чтобы всё было в полном порядке.
Уменьшаются расходы на ведение бухгалтерской отчётности. Если вы наймёте даже одного специалиста, всё равно ему придётся организовывать рабочее место, не только платить зарплату, но и в целом обеспечивать весь соцпакет, что нередко бывает довольно накладно. Но учтите, что одним бухгалтером обойтись невозможно хотя бы потому, что он способен заболеть или уйти в декрет, плюс рано или поздно наступит отпуск. Кроме того, одного специалиста некому будет контролировать. Следовательно, расходов окажется на самом деле ещё больше.
Вы получите доступ к грамотным инструментам налоговой оптимизации. Возможность снизить соответствующую нагрузку на предприятие есть, но далеко не все специалисты знают, как её реализовать. При бухгалтерском аутсорсинге вы получите грамотную консультацию и будете в состоянии принять верное решение. То есть с вами станут работать исключительно компетентные специалисты.
У вас уменьшаются риски возникновения трудовых конфликтов, поскольку на вас будет работать другая организация, а не конкретный специалист. Следовательно, меньше вероятности того, что на вас пожалуются в трудовую инспекцию, начнутся проверки.
Взаимоотношения с оказывающей такую услугу компанией строятся на договорной основе. В тексте соответствующего соглашения вы сможете прописать любые пункты, а если вас что-то не будет устраивать, то и переформулировать.
Вы станете платить за результат. В то же время штатный сотрудник получает деньги, по факту, за количество времени, проведённого в офисе. То есть речь идёт о совсем другом подходе.
Сторонняя организация несёт материальную ответственность за допущенные ошибки. Для вас это станет дополнительной гарантией.

Фактически, все преимущества сводятся к тому, что вашей бухгалтерией станут заниматься опытные специалисты. То есть вам не придётся волноваться по поводу налоговых проверок, штрафов, а ведь именно это – одна из самых неприятных сторон бизнеса.

Резюме

Аутсорсинг бухгалтерии — это передача сторонней организации ведения бухучета и отчетности. Он может быть как частичным, так и постоянным. Крупные компании, оказывающие подобные услуги, имеют в своем штате большое количество специалистов из различных сфер деятельности, и несут полную материальную ответственность за совершенные ошибки.

В настоящее время многие аутсорсеры предлагают услуги с использованием облачной бухгалтерии, что позволяет заказчику контролировать выполнение работ на любом этапе. Стоимость услуг зависит от применяемой системы налогов, количества операций в месяц и других факторов.

С чего начать?

1. Подготовьте рабочее место дома

2. Составьте резюме

Оно потребуется при устройстве на удаленную работу.

В резюме указывается:

ФИО (полностью).
Дата рождения.
Контакты: e-mail, номер телефона.
Должность, на которую вы претендуете. Если их несколько, под каждую должность лучше сделать отдельное резюме.
Подробное описание опыта работы. В каждом пункте необходимо кратко описать задачи, которые вы решали, и достижения. Например, восстановили учет, добились отсутствия штрафов и пеней, организовали работу бухгалтерии из 5 человек. Укажите все направления, в которых вы работали. Желательно избегать общих формулировок. Пишите четко и по делу.
Образование и курсы повышения квалификации.
Если у вас имеются рекомендации – напишите об этом.

Оптимальный размер резюме – от 1 до 2 страниц.

3. Приступайте к поиску заказчиков

Часто первыми клиентами становятся знакомые или друзья знакомых. Поэтому не лишним будет рассказать своему окружению, что вы оказываете бухгалтерские услуги.
Зарегистрируйтесь на биржах фриланса для бухгалтеров. Список таких сайтов мы собрали здесь.
Разместите информацию на досках объявлений, форумах, где предприниматели могут искать специалистов.
Отслеживайте вакансии удаленной работы на сайтах типа HH.ru.

4. Оформите свою деятельность

Есть два варианта:

Стать самозанятым, чтобы вести деятельность с минимальной бюрократией и налогами. На сегодня это оптимальный способ оформления для частного бухгалтера без наемных сотрудников и с доходом до 2,4 млн. рублей в год.
Зарегистрировать ИП на УСН (6%). Многие юридические лица опасаются работать с самозанятыми, а с индивидуальными предпринимателями им сотрудничать привычнее. В этом случае можно сделать ИП и перевести его на режим НПД (налог на профессиональный доход). Так вы сможете и клиентов успокоить, и использовать преимущества режима для самозанятых.

В случае ИП потребуется указывать коды ОКВЭД. Вот подходящие:

69.20.2 — Деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета.
69.20.3 — Деятельность в области налогового консультирования.

Рынок онлайн-бухгалтерий и его перспективы

Судя по всему, государство даёт зелёный свет развитию «облачной» бухгалтерии и электронному документообороту. Но рынок сетевой бухгалтерии пока отсутствует.

ИП с небольшим оборотом и типичными операциями совсем необязательно нанимать штатного бухгалтера или аутсорсера. Владельцы микро-бизнеса вполне могут обойтись онлайн-сервисами. Они помогут владельцам ИП уплатить, к примеру, взносы. Сервис сформирует платёжки, подскажет, куда и сколько платить.

Особенности и перспективы бухгалтерских сервисов:

Рынок «облачной» бухгалтерии не может существовать изолированно. Сервисы должны учитывать соответствующие программные решения и традиционные бухгалтерские продукты, используемые для учёта.
Любой бухгалтерский сервис является набором различных программ, сетевых и локальных, правовой информации и технического сопровождения, сочетаемых с работой специалистов – бухгалтеров, аудиторов и консалтинговых фирм.
Онлайн-бухгалтерия является определённым сегментом бухгалтерии, и далеко не ведущей. На сегодня облачные технологии по передаче данных с целью финучёта применяются в основном лишь в сфере микро-бизнеса.

Пока онлайн-бухгалтерии не ведут полноценный учёт, а служат лишь инструментом, своеобразным помощником, который делает удобнее традиционную бухгалтерию. Это связано с техническими и нормативно-правовыми трудностями.

Зачастую, купив тот или иной продукт, предлагаемый в качестве универсального сервиса, пользователь быстро разочаровывается, так как одного «дружелюбного интерфейса» недостаточно, нужен ещё эффективный функционал и минимальные знания бухгалтерии.

Плюсы аутсорсинга

Вот основные плюсы, если вы передадите ведение учета фирме, оказывающей бухгалтерские услуги:

Легко заменить

Если вам не нравится специалист, который непосредственно оказывает вам услуги, то вы можете попросить аутсорсинговую фирму, поменять его на другого. Если вам не нравится аутсорсинговая фирма, вы можете расторгнуть договор с ней и найти другую.

Если же вам не нравится сотрудник, которого вы приняли на работу в свой штат, то уволить его будет крайне сложно. Трудовое законодательство в России здесь полностью на стороне работника. Если уволенный, даже за серьезные нарушения трудовой дисциплины, идет судиться, то суд чаще всего выбирает сторону работника

Поэтому так важно выбрать при подборе соискателя «своего человека». С бухгалтером, а тем более с главным бухгалтером, никто не хочет расставаться врагами

Ошибки и штрафы

Если в учете допущены ошибки по вине бухгалтера, начислены штрафы или пени налоговой или других органов (ПФР, ФСС и т.д.), то их оплачивает аутсорсинговая фирма. Этот пункт должен быть прописан в договоре. Плюсом для аутсорсинговой фирмы является, если ее ответственность застрахована на крупную сумму.

Своего сотрудника-бухгалтера за допущенные нарушения вы можете максимум лишить премии и сделать выговор.

Отпуска или болезни

Если у вас в штате один бухгалтер — на этом человеке держится вся бухгалтерия вашей компании. В случае его болезни или отпуска начинаются проблемы.

Если вы обслуживаетесь в аутсорсинговой фирме, вы не останетесь без квалифицированной бухгалтерской поддержки. Конечно, только если вы не работаете с такой компанией, где всего один бухгалтер в штате (есть и такие).

Повышение квалификации

Если вы хотите, чтобы ваш бухгалтер развивался, вам придется тратить свои средства на семинары. К тому же бухгалтер будет в свое рабочее время пропадать на обучение. Нормальные аутсорсинговые фирмы трепетно относятся к квалификации своих бухгалтеров и положительно относятся к их обучению.

В случае изменений в законодательстве (которые происходят постоянно) есть большая вероятность, что бухгалтер на аутсорсинге будет в курсе новшеств, так как:

в аутсорсиноговых компаниях всегда есть справочно-правовые системы (Консультант+, Гарант, Система Главбух);
наличие бухгалтерского сообщества;
наличие методистов, которые уведомляют бухгалтеров о нововведениях.

Коллективный разум

Когда в компании возникает нестандартная ситуация, чаще всего главный бухгалтер в одиночку находит решение и не всегда верное (как отразить в учете, налоговые последствия и т.д.). В аутсорсинговой компании бухгалтер в таких случаев привлекает других бухгалтеров, аудиторов, налоговых консультантов и выбирает оптимальное решение опираясь на экспертное мнение. Он не остается один на один со своей проблемой.

Двойной контроль

В фирмах, оказывающих бухгалтерские услуги есть контролеры, аудиторы или ревизоры, которые проверяют правильность исчисления налогов и составления налоговых отчетов. Так же жестко контролируется своевременная сдача отчетности и уплата налогов в срок. Вероятность, что забыли сдать вовремя какой-либо отчет очень мала.

Штатный бухгалтер может что-то забыть: он сам себя проверяет.

Пропажа документов

Документы, которые хранятся в фирме-аутсорсере хранятся более бережно, ведь она несет ответственность за их потерю или порчу. Передавать документы надо обязательно по реестру, чтобы определить виноватых, в случае потери документа.

Экономия

Выбирая аутсорсинг фирма экономит на рабочем месте бухгалтера: мебель, компьютер, актуальное программное обеспечение и так далее. Плюс страховые взносы за сотрудника не надо платить.

Особенности

Многие компании предпочитают передать бухгалтерский аутсорсинг организации, которая возьмет на себя функции финансового и налогового учета. Это позволяет сэкономить на организации рабочих мест для сотрудников. А также на крупных налоговых отчислениях, в которых нуждается каждый сотрудник.

Компании, предоставляющие услугу бухгалтерского сопровождения (аутсорсинг), имеют в штате немалое количество разных специалистов. Все они обладают высокой квалификацией. Это не только бухгалтеры, но и менеджеры, специалисты в сфере права, налоговые эксперты и т.д.

Бухгалтерский аутсорсинг (ведение налоговой и финансовой отчетности) настолько активно развивается, что многие организации с удовольствием переходят на удаленное обслуживание.

Благодаря интернет-технологиям, все данные могут храниться на облачном сервисе. Что это означает для пользователей? Руководитель организации-заказчика или другой ее сотрудник в любой момент могут просматривать бухгалтерскую отчетность. Это удобно и позволяет контролировать деятельность аутсорсинговой компании в любое время.

Любопытен тот факт, что при использовании облачного хранилища контролирующие органы не смогут получить информацию, даже если по каким-то причинам решат изъять компьютеры. Для кого-то эта особенность может оказаться значимой.

Что такое онлайн-бухгалтерия

Онлайн-бухгалтерия – это, по сути, такая же программа для работы с базами данных и рассчетами, какую устанавливают на обычные компьютеры и серверы фирмы. Но она установлена на сервере удаленной компании, которая занимается его обеспечением и поддержкой работы.

Облачные сервисы позволяют удаленно управлять всеми связанными с бухгалтерскими делами. Кроме того, большая часть из них способна дополнять стандартные программы собственными услугами и консультациями.

Преимущества бухгалтерии онлайн

Главный плюс ведения бухгалтерии в облаке – дешевизна. Обеспечение собственного сервера и его поддержка – довольно затратное дело. Нужно содержать системного администратора, закупать лицензионный софт и вовремя его продлять, поддерживать работу отдельного сервера. Облачные сервисы онлайн-бухгалтерии позволят избежать этих трат.

Также онлайн-ведение позволит заполнять и отправлять некоторые документы без лишних затрат сил – достаточно нажать пару кнопок. А отдельные сервисы способны интегрироваться в прочие ресурсы – например, в онлайн-банкинг – и упрощать работу с ними.

Облачная бухгалтерия доступна из любой точки мира и сразу для множества доверенных пользователей. Поэтому можно будет нанять удаленного бухгалтера или дать возможность штатному иногда подрабатывать из дома.

Более того, облачный сервис – это надежность. Потому что серверы таких ресурсов защищены намного лучше, чем сервер какой-нибудь компании. Это и шифрование, и охраняемый дата-центр, и собственные методы защиты от вирусов и троянов. Не придется переживать за базу данных.

Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер

Обычно руководители и владельцы бизнеса рассматривают три варианта организации ведения бухучета: нанять своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать полное ведение бухгалтерии аутсорсинговой компании. У каждого из этих направлений есть свои достоинства и недостатки, и нельзя с уверенностью выбрать только один из них.

	Штатный бухгалтер	Приходящий бухгалтер	Аутсорсинг
Качество оказываемых услуг	Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста	Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста	Как правило, максимально возможное, поскольку компании имеют в своем штате широкий круг специалистов
Ответственность	Обычно проблематично взыскать ущерб в полной мере, поскольку ТК накладывает ограничения	Возможно только в случае, если бухгалтер работает как предприниматель.	Полная ответственность, аутсорсер обычно полностью гасит причиненный ущерб
Стоимость услуг	Высокая, поскольку включает в себя не только зарплату, но также организацию рабочего места. Однако размер зарплаты устанавливает руководство	Предприниматель устанавливает цену своих услуг по своему желанию	Фирмы предлагают своим клиентам несколько тарифных планов, которые зависят от используемой системы налогов, месячного количества операций и т. д.
Вывод	Имеет смысл, когда в организации много бухгалтерской работы, либо руководитель хочет контролировать ведение бухучета в любой момент времени	Хороший вариант если деятельность минимальна, либо с незначительным количеством операций. Однако бухгалтер может иногда оказываться недоступен	Хороший вариант для малого и среднего бизнеса со средним количеством операций, а руководитель не хочет создавать отдельную бухгалтерию.

Какие преимущества и недостатки имеет удаленное бухгалтерское обслуживание

В первую очередь здесь важно сказать о возможности сократить затраты на 30–40%, оплачивая услуги сторонней организации, которая будет производить постановку бухгалтерского учета, налоговый учет фирмы. В таком случае нет необходимости в снижении объема производства

Поскольку не нужно выделять рабочее место для нового работника, покупать офисную технику, программное обеспечение и пр.

Собственник фирмы освобождается от заботы о выплате налогов на заработную плату, отпускных, пособий коллективу. Также значительно сокращается риск появления «черной бухгалтерии», а это ограждает компанию от потенциальных сложностей с налоговыми органами. Осуществление удаленного бухгалтерского обслуживания компании возможно либо на территории клиента, либо в помещении организации, предоставляющей данные услуги.

Услуги, предоставляемые аутсорсинговыми компаниями, по своим объемам ограничиваются исключительно финансовыми возможностями фирмы-клиента. Существующие на сегодняшний день оборудование, технологии позволяют вести постоянный контроль работы, благодаря чему собственник всегда понимает, какие бизнес-процессы на данный момент происходят на его предприятии. Это дает возможность руководителям больше времени отводить на ведение, развитие своего дела, не отвлекаясь на его рутинное обслуживание.

Такого рода услуги обычно предлагаются консалтинговыми или аудиторскими организациями. Поэтому потребитель получает сразу и высококлассного работника в сфере бухгалтерии, и опытного аудитора. В большинстве случаев ведение консультаций вносится в договор о комплексном обслуживании предприятия-клиента. Тогда вероятность совершения ошибок практически сводится к нулю, ведь готовят и проверяют отчетность отделы одной фирмы.

Еще одной гарантией высокого уровня предоставляемых услуг по удаленному бухгалтерскому обслуживанию оказывается часто практикуемое страхование ответственности фирмы-аутсорсера.

Подобно прочим направлениям деятельности, бухгалтерскому аутсорсингу свойственны отрицательные стороны, например:

Нарушение конфиденциальной информации. Все данные о работе компании раскрываются представителям сторонней организации. Если собственник опасается, что из-за этого шага информация о деятельности его фирмы окажется у конкурентов, необходимо как можно тщательнее подойти к выбору организации, предоставляющей удаленное бухгалтерское обслуживание

Также важно быть максимально внимательным при подписании контракта на предоставление услуг. Дело в том, что при его заполнении нередко совершаются грубые ошибки, влекущие за собой проблемы отслеживания работы аутсорсера

Чтобы не столкнуться с такого рода трудностями, требуется предварительно подробно обсудить все тонкости, особенно это касается порядка отчетности перед фирмой-клиентом. Во время подписания договора консалтинговая компания обычно дает гарантию, что удаленное бухгалтерское обслуживание будет осуществляться высококлассными специалистами. Но что мы видим в реальной жизни? Немалому числу организаций услуги оказывают студенты-стажеры, которым поручено вести отчетность, бухучет. И последнее: при принятии решения оплачивать услуги консалтинговой компании для ведения бухучета как можно серьезнее отнеситесь к этому вопросу, разберитесь в мелочах, оцените все «за» и «против».

Решение проблемы с ЭЦП

Если необходимость в подписании электронных документов возникает постоянно, рекомендуем доверенному сотруднику, в нашем случае бухгалтеру, изготовить отдельную ЭП организации.

Полномочия бухгалтерской ЭП определяет руководитель. Например, удостоверение бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности в электронной форме. Это значит, что ЭП бухгалтера достаточно, чтобы удостоверить расчет по страховым взносам, бухгалтерский баланс или СЗВ-М.

Чтобы оформить бухгалтеру ЭП для удостоверения отчетности, оформите ему доверенность на право использования ЭП от имени организации.

Бухгалтер в штате

Может делать все: выполнять непосредственно бухгалтерскую работу, ходить на почту, отправлять и получать корреспонденцию, быть делопроизводителем и держать предпринимателя за руку, когда он паникует. Идеальный вариант для сложного бизнеса.

Он, как правило, подразумевает большое количество разных сценариев, и здесь нужен человек, который будет глубоко погружаться в процессы. Недостаток все тот же — человеческий фактор. Также здесь предпринимателю самому придется отвечать за обновление 1С и прочих технологических вещей. Обновляются они, кстати говоря, чаще, чем хотелось бы. И возникает этический вопрос: не хотите, чтобы сотрудники знали, сколько зарабатывают коллеги, — не нанимайте бухгалтера в штат.

Кому подойдет:

компаниям с большим штатом — если у вас 30-40-50 работников, лучше взять бухгалтера;
компаниям, в которых постоянно что-то происходит: например, сотрудники не вылезают из командировок;
компаниям со сложным и специфическим бизнесом: если стандартное, «коробочное» решение не для вас, нужен бухгалтер;
маленьким компаниям, если руководитель постоянно нервничает, а присутствие бухгалтера его успокаивает.

Сколько стоит: в Москве от 70 тыс. рублей в месяц, в регионах от 30 тыс. рублей в месяц.