Топливные карты для юридических лиц: большой обзор

Покупка и оформление

Юрлицу, желающему стать корпоративным клиентом, необходимо заключить договор на обслуживание с сетью АЗС и запустить процессинг топливных карты. В зависимости от выбора конкретной организации этапы оформления могут отличаться:

1. Выберите организацию.
2. Оставьте заявку онлайн либо посетите офис компании лично.
3. Передайте необходимые документы и подпишите договор на обслуживание.
4. Получите набор карт и информацию для работы с личным кабинетом (логин, пароль, коды доступа, пр.).

Необходимые документы:

• свежая выписка из ЕГРЮЛ (сделанная до 1 месяца назад);
• учредительные документы на организацию.

В среднем предоставление услуг становится возможным в течение 1-4 дней. Подробные сроки вам сообщит менеджер выбранной организации.

Рейтинг ТОП-5 топливных карт для юрлиц

Универсальных, идеальных вариантов для всех компаний нет.

1. «Газпромнефть» для заправки на 1500 станциях по РФ. Топливо имеет гарантированно высокое качество, число карт может быть любым. Скидка для юридических лиц рассчитывается индивидуально и доходит до 10%.
2. Продукты от «Лукойл», охватывающие 2500+ российских АЗС и 1200+ европейских. Топливо – строго премиум-категории. Программы – классическая и транзитная, различаются размерами бонусов.
3. Карта «Роснефть» дает максимальную зону покрытия АЗС в крупных городах, на трассовых заправках. Станций – 6000+, топливо – евро-4, евро-5, «Пульсар», «Фора». Действует собственное мобильное приложение «РН-Карт».
4. Petrol Plus – российский оператор, занимающий лидирующие позиции в своем сегменте. Клиенты заправляются на более чем 13 000 АЗС. Продукты – «Бизнес Card», «Вездеход», «Спринтер Ultra», «Транзит Card Ultra».
5. Masters – карты для юридических лиц процессинговой компании принимают 12 000 заправок. Цена зависит от пакета услуг, предоставляются кредиты под гарантию. Скидки рассчитываются с учетом закупочных сумм.

Подробнее о выгоде топливных карт

Компании, организации и предприятия получают такие выгоды от сделки с нефтяной компанией:

1. Наблюдение за движением средств.
   Для эмитентов пластика в личном кабинете предусмотрены такие функции:
   • информация о заправке водителя (место, дата, время и сумма);
   • бензин может быть выбран определенного вида и марки;
   • установка лимита на день или неделю по желанию держателя карты;
   • анализ затраченных средств на топливо;
   • возможность блокировки ли разблокировки карты;
   • формирование отчета, в том числе и НДС 18%.
2. Облегченное ведение учета топлива в бухгалтерии.
   Нет необходимости собирать чеки и следить за счетчиком в автомобиле. Карты позволяют:
   • отказаться от работы с наличными деньгами;
   • своевременно подготовить счет-фактуру для зачисления НДС;
   • формировать отчетность обо всех выполняемых операциях.
3. Возможность сэкономить на налогах от 18-25%.
   В личном кабинете находятся документы необходимые для ФНС с целью оформления налоговой отчетности.
4. Отсутствие махинаций с наличными деньгами со стороны водителей.
   Без топливных карт требуется постоянно следить за расходами бензина и маршрутом автомобиля. Некоторые компании вместе с картой предлагают приобрести специальный датчик для бензобака. Он нужен для учета всех совершенных заправок. Такая инновационная технология сводит к нулю все попытки кражи топлива или денег.

Как пользоваться топливной картой

Топливной карточкой, как и любой другой карточкой платежного типа, пользуются исключительно в тех местах, где существуют специальные терминалы. Все сведения содержатся на чипе. Иметь доступ к интернету необязательно – как раз по этой причине чипованные карточные продукты принимают для оплаты даже в самых дальних областях России.

Карточный продукт вставляется сотрудником АЗС в специальный терминал (у него есть считывающее устройство). Вы просто вводите свой пин-код, обозначаете количество бензина и ставите подпись на чеке. Если заправка находится на самостоятельном обслуживании, сами ищете подходящий терминал, вводите персональный код, прописываете номер колонки и объем.

Как можно отметить, изучить функционал рассматриваемой карты совсем нетрудно. Такая особенность: она идет вместе с инструктажем, который в обязательном порядке стоит внимательно изучить.

Как выбрать лучшую топливную карту?

Можно выделить два вида компаний, выдающих топливные карты: непосредственно АЗС и сторонние операторы, выполняющую исключительно функцию выдачи и обслуживания таких карт. Выбирая компанию, которая будет обслуживать карту, стоит руководствоваться простым принципом.

В том случае, если автотранспортное средство не передвигается на большие расстояния, и проблем с заправкой топлива на конкретной АЗС не возникнет, стоит приобрести карту компании, зарекомендовавшей себя с положительной стороны, и заливать бензин исключительно на ее заправках. Если же предполагается совершение поездок на большие расстояния, при которых возможность использования топлива с заправок одной сети будет исключена, стоит приобрести единую топливную карту.

Какие виды топливных карт существуют?

Выделяют два основных типа компаний, занимающихся выпуском и разработкой пластика:

• заправочные станции компаний, таких как «Лукойл», «Татнефть», «Роснефть» и прочие;
• процессинговые операторы, которые предлагают продукты сразу нескольких брендов заправочных станций. К таким организациям относятся: «Магистраль», «Кардекс», «ТПК», Petrol Plus, «Вездеход».

Компании, относящиеся ко второму типу, имеют более развитую структуру поддержки клиента. Сервис и система обслуживания функционирует 24 часа в сутки. От перечисленных привилегий и зависит прибыль процессинговых компаний. Они обязаны обеспечить качественное обслуживание, создавать каждый раз инновационные разработки и умные инструменты для личного кабинета.

АЗС – это в первую очередь продажа топлива, а уже потом реализация инструментов продажи. Сервис при этом у них хороший, но по качеству отстает от процессинговых компаний.

Преимущества покупки топливных карт компаниями

Покупка топливных карт выгодна и для фирм, поскольку начальнику открывается полный доступ о купленном нефтепродукте. У юридических лиц (то есть у компаний и организаций), которые нередко пользуются служебным транспортом, появляется шанс не просто серьезно сэкономить свои деньги, но и сделать более комфортной работу контролеров учета ГСМ. Начальник фирмы имеет постоянный доступ к тому, что делает водитель с топливной картой. То есть, он получает сведения о том, кто и когда (и в каком количестве) заправился топливом – все детали, вплоть до самых мелочей.

Благодаря топливным карточным продуктам для юридических лиц возможны контроль расходов учреждения, установка лимитов на вид и объем бензина
. Другими словами, возможна регулировка расходов и оптимизация работы по учету рассматриваемых нами карт.

Кроме того, возможен выбор программы, комфортной непосредственно для вашей компании.
Одна из них при покупке топлива списывает конкретный объем за среднюю цену (которая установлена в городе среди АЗС данной сети). Другими словами, вы покупаете бензин по лояльной фиксированной цене. Вторая ситуация подразумевает высчитывание денежных средств. Этим вариантом могут пользоваться те, кто регулярно ездит за пределы своего региона (то есть, в места с другими расценками).

Нужно учитывать не только расходы на ГСМ, но и провести грамотную организацию учета самих топливных карт. Покупаемые за определенную сумму устройства принимаются к бухучету как часть МПЗ по себестоимости. Эти затраты (фактической направленности) стоит приписать в расходы на покупку сырья, материала либо товара.

Есть вариант с учетом расходов по покупке рассматриваемых нами карт на счете «Прочие материалы» 10.6. Основанием в такой ситуации будет служить товарная накладная. Каждые 30 дней их цену вносят в цену купленных нефтепродуктов.

Виды топливных карт для юрлиц

газовые, бензиновые или дизельные – то есть рассчитанные на определенный вид топлива; по охвату АЗС – от пунктов в рамках одной сети до универсальных (единых карт); со скидкой – при выборе важно делать поправку на конечную цену, условия предоставления скидок зависят от конкретной компании; с отсрочкой платежа – транзакция проводится в кредит

Универсальные (единые) карты

Такие карты применяют на заправках различных сетей, что иногда удобно. Выпускают продукт не АЗС, а сторонние организации — подрядчики.

• Petrol Plus;
• Masters;
• Кардекс.

Также карточки могут использоваться online или ofline. Первые позволяют производить расчеты в режиме реального времени – это Licard от «Лукойл», продукты «Газпром нефть».

Преимущества использования топливных карт физическими лицами

Главное преимущество – автоматизация расчетов, исключающая любые уловки недобросовестных операторов. Есть и прочие плюсы, не менее важные:

• безопасность – даже в случае кражи топливной карты злоумышленник не сможет ею воспользоваться, так как ему не известен PIN-код;
• участие в бонусных программах – накопленные балы учитываются при заправке;
• продажа бензина по скидке – в зависимости от условий она может достигать 5%, а это, согласитесь, существенная экономия, особенно если вы часто путешествуете на автомобиле или ежедневно добираетесь на работу
• высокая скорость обслуживания на АЗС.

Сейчас заправиться по топливной карте можно практически на любой АЗС, более того, некоторые пакеты позволяют получить не только бензин или солярку, но и воспользоваться услугами автосервиса или автомоек. За обслуживание топливных карт комиссия не взимается, а оформить их может любой желающий. Это перспективное средство для расчета на АЗС, и уже можно с уверенностью сказать, что через пару лет подавляющее большинство автолюбителей предпочтет безналичный расчет!

Виды топливных карт

Все топливные карты имеют одно назначение – это приобретение бензина или иного топлива. При этом они могут между собой отличаться, что позволяет классифицировать их в зависимости от тех или иных параметров.

По технологии обработки

По способу оплаты заправочные карты могут быть оснащены:

• магнитной полосой;
• штрих-кодом;
• микрочипом.

На носителе записывается зашифрованная информация о владельце – юридическом лице, состоянии счета и прочие данные.

Лимитированная и нелимитированная карта

В зависимости от схемы расхода топлива, карты подразделяют на лимитированные и нелимитированные.

Использование нелимитированных карт подразумевает возможность покупки любого объема топлива в пределах того количества или той суммы денег, которое «хранится» на счете. Организация пополняет карту, а водитель заправляется по мере необходимости. Минус в том, что руководству сложно ограничить объемы потребления, частоту заправок. В этом смысле более удобной является лимитированная топливная карта.

Использование лимитированной карты подразумевает установление ограничений на покупку топлива в рамках одного дня, недели, месяца. Водитель не может превысить эти рамки, более того “сэкономленное» топливо не переходит на следующий расчетный период. Этот вариант карт удобнее, так как руководство может контролировать расход, водители постоянно обеспечены нужным им объемом горючего.

По программе регионального обслуживания

Выбор карты должен отталкивается в зависимости от маршрута ТС:

• локальная. Действует в регионе заключения договора;
• транзитная. Ею можно рассчитаться на АЗС, находящихся вдоль центральных и второстепенных трасс. Карта рекомендована для потребления не более 150 тыс. л в месяц;
• межрегиональная. Карта действует на всей территории РФ, а в некоторых случаях и заграницей.

Онлайн и офлайн

В зависимости от способа обмена информацией карты делят на:

• онлайн, когда передача о платеже происходит в реальном времени в момент заправки;
• оффлайн, разрешающие списание с карты без доступа в интернет. На карту «записывается» расход топлива. Плюс карты в том, что покупка бензина не зависит от интернет-соединения. Обновление данных по этим картам происходит с задержкой, запросы отправляются несколько раз в сутки.

Монобрендовые и мультибрендовые

По числу доступных АЗС:

• монобрендовые карты, заправиться которыми можно только в определенной сети, например, Лукойл или Газпромнефть;
• мультибрендовые или универсальные карты, выпускаемые процессинговыми центрами, дающие возможность заправки в нескольких компаниях, например, одновременное использование на АЗС Роснефть, Шелл, ТНК. При этом нет единой топливной карты, которая бы включала все действующие на территории страны АЗС. Это невозможно по нескольким причинам: такой продукт не пропустит антимонопольная служба, и не все АЗС хотят быть включенными в один проект.

По тарифным программам

Топливные карты обслуживаются в разных тарифных планах, наличие и число которых определяется компанией, занимающееся процессингом топливной карты. Нет единой классификации, но это может быть:

• классический тариф, с установленными скидками на топливо в зависимости от его вида, объема покупки и так далее;
• предоплаченные и с кредитной формой расчетов;
• программы для предприятий с определенными ОКВЭД, например, для грузоперевозок или для пассажирских перевозок. И так далее.

Зачем необходимы такие карты

Число транспортных средств на единицу населения все также стремительно растет. За товары и услуги все чаще расплачиваются при помощи безналичных систем. АЗС работают в условиях жесточайшей конкуренции. Именно поэтому хозяева известных автозаправочных сетей и решили привлекать пользователей, улучшать сервисное обслуживание и автоматизировать оплату. Необходимо было разработать карту, идентичную карте финансового учреждения, чтобы можно было совершать платежи. Чуть позже выяснилось следующее: изучаемые нами карточные продукты вполне могут отвечать всем стандартам и прописанным требованиям.

Что такое топливная карта? Топливной картой называют карту стандартного типа из пластика, обладающую внутренним микрочипом. Это вовсе не инструмент для платежей, а лишь носитель технических сведений о следующих характеристиках:

1. Какие лимиты предоставлены?
2. Сколько денег на карточке?

С помощью этого устройства можно не просто сэкономить свои денежные средства – возможна и экономия драгоценного времени.
Теперь не нужно проводить длительные переговоры с работниками АЗС, переживать, хватит или нет наличных денежных средств.

Какими преимуществами обладает топливная карта

У топливной карточки есть следующие плюсы:

1. Основное преимущество – это, само собой, оперативное обслуживание и мониторинг затрат.
2. Второе преимущество заключается в следующем: деньги, находящиеся на карточке, можно расходовать до нулевого баланса. Другими словами, вам зальют такое количество топлива, которое было вами оплачено – без отклонений в ту или иную сторону.
3. Третье – увеличение карточного лимита способствует увеличению полученной вами скидки.

Некоторыми сотрудниками АЗС устанавливаются те расценки на бензин, которые существовали в период пополнения карточки либо оформления соглашения. Еще плюсом можно считать сервис высокого качества:

1. Имеющийся кол-центр.
2. Возможность оперативно заблокировать карточный продукт при потере либо краже.
3. ПИН-код – вашу карту не сможет использовать никто, кроме вас.
4. Действие карт распространяется на все АЗС одной и той же сети.

Как юрлицу экономить с помощью топливной карты

Топливные карты в подавляющем своем большинстве выдаются бесплатно или за умеренную цену примерно от 200 до 500 рублей. Стоимость обслуживания варьируется от 0 до 500 руб. в месяц.

Помимо этого, в зависимости от условий обслуживания, удается сэкономить за счет:

• скидок на топливе. Некоторые партнерские АЗС дают скидку до 2-5%;
• возврата НДС;
• поиска точек с минимальной стоимостью литра топлива с помощью АЗС-локатора.

Коме того есть неявные способы экономии, это:

• покупка бензина «в прок», что выгодно при росте цен;
• исключение рисков заправки машины некачественным топливом;
• учет, контроль и оптимизация расхода бензина.

Владельцы топливных карт получают право на возврат НДС.

В чем выгода топливных карт

Поговорим про преимущества топливных карт для юридических лиц.

1) Контроль над расходованием средств в личном кабинете. Эмитенты карты, а также их партнеры предлагают компаниям полнофункциональный личный кабинет, в котором можно смотреть всю необходимую информацию. В личном кабинете можно:

• увидеть где, когда и на какую сумму заправлялся водитель
• установить лимит заправки, а также марку топлива. Некоторые эмитенты позволяют задавать разрешенные дни недели заправки.
• посмотреть аналитику движения средств и заправки по каждой из карт
• заблокировать/разблокировать карту
• сформировать все необходимые отчетные документов, в т.ч. для зачета НДС 18%

2) Упрощение бухгалтерии. Ведение бухгалтерии для компаний является существенной статьей расходов, и в определенный момент рынку просто стало необходимо облегчить и минимизировать работу бухгалтерского отдела для учета расходов по топливу. Следить за каждым водителем, сверяя чеки – это уже прошлый век. Топливные карты позволяют:

• полностью отказаться от наличных денег
• вовремя сформировать счет-фактуру, являющуюся основанием для зачета 18% НДС.
• возможность сформировать товарные накладные и отчеты о транзакциях, позволяющие отнести это к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу.

3) 18% НДС. Экономия на налогах – самая больная тема для любого вида бизнеса. Неумение или нежелание сэкономить на налогах является зачастую причиной банкротств компаний. Использование топливных карт позволяют сэкономить от 18% до 25% налогов. В личном кабинете можно сформировать все необходимые документы для возврата 18% НДС, а также для отнесения расходов для уменьшения налогооблагаемой базы.

4) Безопасность. Не будем здесь писать про то, как водители обманывают своих работодателей, манипулируя выданными наличными деньгами на топливо. Скажем так, с топливными картами такие попытки не пройдут. Некоторые операторы карт предлагают помимо самих карт, также технологию учета фактических заправок (установка специального датчика в бензобак), который вкупе личным кабинетом сводит махинации к нулю.

Другой аспект безопасности заключается в том, что карты имеют собственный ПИН-код, как у обычных банковских карт. Также, в ряде случаев, есть привязка карты к ID водителю или к номеру машины. Ко всему прочему, как писали из предыдущих пунктов, в личном кабинете можно настроить ежедневные или месячные лимиты заправки, или вовсе заблокировать карту до выяснения причин.

5) Выгода. Зачастую ряд АЗС дают скидки для компаний, заправляющихся по топливным картам. 1-10% скидки на тысячи километров дорог экономят приличную сумму.

Принципы использования топливных карт на производстве

Топливные карты выдаются штатным водителям. Они заправляются на конкретной АЗС. Делается это в соответствии с регламентом, установленном на предприятии. При этом водители не имеют доступа к пополнению счета карты, ее блокировке и разблокировке. Все эти опции доступны держателю карты. Это может быть руководитель предприятия, главный бухгалтер, иное материально ответственное лицо. Использование топливных карт на предприятии имеет свои особенности:

1. Все важные операции с картой осуществляются через личный кабинет, доступ к которому имеет директор организации или другое лицо, заключившее договор с топливной компанией.
2. Водители получают только доступ к основной информации, все права доступа принадлежат руководителю.
3. Процесс заправки происходит, так же как и у физических лиц. Надо просто предоставить карту на кассе. Если есть терминалы, то оплату можно производить и через них.

Преимущества:

1. Топливные компании сами вправе менять размер скидок. Он может зависеть от объема потребляемого бензина на предприятии. Такой индивидуальный подход привлекает юридических лиц.
2. Электронная система заправок – это точность, исключение любых махинаций, невозможность несанкционированного использования водителем средств и уведомления о каждой операции.

Какие выводы о таком инструменте можно сделать?

Следует помнить, что перед тем, как приобрести ту или иную топливную карту конкретной фирмы, сначала нужно внимательно прочесть предмет договора. Так же рекомендуется узнать о всевозможных комиссиях и где получать подробную информацию о состоянии индивидуального счета клиента. Топливная карта имеет ряд преимуществ, а так же является удобным инструментом для большой экономии средств.

На заправке расчет наличными занимает около 2–3 минут – зависит от проворности кассира и достаточного количества мелочи для сдачи. Если вместо денег дать топливную карту – продолжительность процесса сократится до 10–20 с. Впечатляет? Но у такого решения есть и другие преимущества, которые мы обсудим ниже!