Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Особенности организации и ведения удаленной бухгалтерии

Применение схемы ведения бухгалтерского учета дистанционно привлекаемыми частными специалистами или аутсорсинговыми компаниями позволяет решить проблемы стационарного размещения штата финансовых работников. Компании из категории среднего и малого бизнеса используют такой способ для экономии средств на зарплате и страховых взносах, на аренде помещения и закупке компьютерного оборудования. Оставить заявку на аутсорсинг бухгалтерских услуг под ключ можно на сайте: https://experta-mo.ru/.

ВАЖНО! Сотрудничество с удаленным бухгалтерским специалистом должно быть подкреплено письменным договором. Договорной документацией закрепляется график дистанционной работы, принципы оценки качества труда, стоимость услуг и порядок их оплаты.

Для получения гарантий нераспространения конфиденциальной информации сторонним специалистом в соглашении с ним прописывается ответственность за разглашение коммерческой тайны, за допуск к документам третьих лиц, возможные штрафные санкции.

Договорной документацией закрепляется график дистанционной работы, принципы оценки качества труда, стоимость услуг и порядок их оплаты. Для получения гарантий нераспространения конфиденциальной информации сторонним специалистом в соглашении с ним прописывается ответственность за разглашение коммерческой тайны, за допуск к документам третьих лиц, возможные штрафные санкции.

СОВЕТ! При организации работы удаленных бухгалтеров необходимо на начальном этапе разработать эффективную систему документооборота между офисом и дистанционными работниками.

Документы, необходимые для работы, бухгалтер может получить несколькими способами:

брать лично, приходя с определенной периодичностью в офис компании;
посредством курьерской доставки;
через внутреннюю электронную сеть;
в отсканированном виде на электронную почту.

Что такое бухгалтерское сопровождение

Задачи специализированных бухгалтерских компаний:

Контроль верного составления первичных бухгалтерских документов;
Проведение операций по хозяйству в бухгалтерской программе по учету;
Ведение учетных регистров;
Начисление выплат сотрудникам по зарплате;
Ведение налоговой отчетности;
Бухгалтерский учет;
Формирование и внесение денежных взносов во внебюджетные фонды;
Консультирование (бухгалтерский и налоговый учеты).

В зависимости от того, какая организационно-правовая форма у компании, а также от выбранной системы налогообложения бухгалтерское обслуживание будет иметь те или иные особенности. То есть в небольших предприятиях, работающих по упрощенной системе налогообложения, можно вести и упрощенный бухучет. Это значит — отчетность без регистров. Второй вариант – соблюдение регистров на предмет учета имущества.

План счетов в этом случае будет содержать сокращенное количество синтетических счетов. Что имеется в виду? Типовой план счетов предусматривает 51, 52, 55 и 57 синтетические счета. А в упрощенном бухгалтерском учете все эти вопросы решит один 51 счет.

В том случае, если компания действует по правилам ООО (речь идет о юридических лицах), плюс общая система налогообложения, обязательно нужно вести бухгалтерию в полном объеме. Последняя предусматривает расширенный перечень налогов и применение разных регистров, которые могут быть исключены при упрощенке.

Бухгалтерское обслуживание или аутсорсинг – это передача юридическим лицом или ИП права на ведение налогового и бухгалтерского отчета третьему лицу, то есть сторонней организации.

Компаний, которые занимаются бухгалтерским обслуживанием, много. В зависимости от широты их профиля деятельности, одни предлагают весь комплекс услуг, другие занимаются только базовыми вопросами.

К базовым услугам аутсорсинговых фирм, которые считаются самыми востребованными, мы относим:

Бухгалтерский учет (начисление заработной платы, выплата больничных, отпускных, проведение денежных операций через банк);
Ведение документов предприятия (создание и ввод первичной документации в систему, сверка данных, создание и разработка контрагента и т.д.);
Выполнения задач главного бухгалтера (ведение бухгалтерского отчета, сдача отчетности в налоговую службу и т.д.);
Установка и программное обеспечение бухгалтерских программ;
Хранение информации о финансовом состоянии фирмы на протяжении длительного периода времени.

Бухгалтерское обслуживание — относительно новое направление в сфере финансовых услуг. Многие еще до сих пор задаются вопросом, зачем они нужны, если можно просто нанять бухгалтера.

Основные причины, почему компании отдают ведение бухгалтерии постороннему лицу:

Небольшой объем работы для того, чтобы полноценно занять штатного бухгалтера;
Бухгалтерия – это не профильная деятельность конкретной фирмы, таким образом, они пытаются избавиться от ненужного отдела и сэкономить на заработной плате;
Бухгалтерская отчетность необходима в редких случаях, в основном, только для сдачи отчета в налоговую инспекцию;
Директор предприятия хочет проверить работу своей бухгалтерии со стороны незаинтересованного лица.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Как выбрать компанию?

Первый вариант практикуется малыми фирмами и ИП, деятельности которых присущи малые обороты и небольшой объем документации. К услугам курьера обращаются при необходимости организовать доставку важных документов в сжатые сроки. Первичная документация может отправляться бухгалтеру в форме фотокопий или скан-копий через электронную почту. Предприятия из категории среднего бизнеса при создании дистанционных рабочих мест практикуют введение в действие собственной сети, закрытой от внешних пользователей, доступ к которой будет обеспечиваться с любого ПК через интернет по специальным логинам и паролям. Все программы и данные о пользователях в этом случае хранятся на сервере компании.

Для официального трудоустройства дистанционного бухгалтерского специалиста необходимо получить от него:

паспорт;
трудовую книжку (если предполагается, что это будет основное место работы, для совместителей норма неактуальна);
СНИЛС;
документы, подтверждающие уровень квалификационной подготовки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При составлении трудового соглашения с удаленным работником необходимо прописать, что его место работы и место проживания совпадают. Для надомных сотрудников должны быть предусмотрены социальные гарантии, которые предоставляются всем остальным группам наемного персонала (отпуска, больничные, пособия).

Для надомных сотрудников должны быть предусмотрены социальные гарантии, которые предоставляются всем остальным группам наемного персонала (отпуска, больничные, пособия).

Обособиться от ежемесячной выплаты заработной платы бухгалтеру, начислений на его доход страховых взносов, предоставления ему социальных гарантий руководитель компании может, если удаленной бухгалтерией будет заниматься не наемный дистанционный специалист, а аутсорсинговая компания. Этот способ организации бухучета выгоден тем, что нет необходимости тратиться на подготовку кадров, на специализированные периодические издания. Стороннее предприятие самостоятельно подбирает специалистов под ведение каждого сегмента работы. От компании-заказчика услуг требуется только обеспечить доступ к бухгалтерской программе фирмы или к бумажной первичной документации.

Специализированным компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского направления, можно поручить полное ведение бухгалтерского или налогового учета или делегировать им полномочия по подготовке отчетной документации, оформлению налоговых деклараций или начислению заработной платы.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

Конечно, как и у любого подхода, у бухгалтерского аутсорсинга есть и свои минусы, которые необходимо учитывать при заключении договора. К явным недостаткам такого способа ведения дел, можно отнести следующие особенности этих взаимоотношений:

Отсутствие административных рычагов влияния на сотрудника. Работник обязан выполнять приказы и распоряжения работодателя, соблюдать внутренний распорядок, дресс-код, и выполнять требования локальных нормативных актов. Бухгалтер на аутсорсинге не является подчиненным по отношению к руководителю, и должен лишь следовать условиям заключенного трудового договора.
Большие риски утечки информации. Доверяя информацию о бухгалтерском учете сторонним лицам, а не работникам предприятия, в целом риски утечки конфиденциальных данных возрастают.
Более высокая стоимость. Если объем работы по бухгалтерскому учету на предприятии становится настолько большим, что был бы достаточен для содержания профильного специалиста в штате — бухгалтерский аутсорсинг при сопоставимых объемах может обходиться дороже, чем наличие штатного работника.
Невозможность привлечения к выполнению дополнительных задач. Штатного сотрудника работодатель вправе привлекать к решению и иных рабочих вопросов, в то время как аутсорсер занимается лишь тем, что оговорено в заключенном договоре.

Минусы удаленного ведения бухгалтерии

На основании вышеперечисленных преимуществ может показаться, что аутсорсинг финансового и налогового учета – идеальная услуга. Однако жизнь заставляет трезво смотреть на вещи. Не стоит упускать из вида возможные недостатки. Ведь только взвешенное решение приносит достойный результат. Итак, минусы:

Недостаточный контроль. В отличие от штатного сотрудника, специалисты аутсорсинговой бухгалтерской компании не находятся в соседнем кабинете, поэтому наблюдать их работу в режиме онлайн проблематично. Однако при использовании интернет-технологий этот недостаток минимизируется, позволяя заказчику проверять документы с любого устройства, подключенного к Всемирной сети.
Разглашение информации. Даже несмотря на пункт о конфиденциальности, всегда существует риск его нарушения. Финансовую информацию теоретически могут передать третьим лицам, а попросту «слить». Не исключено, что за определенное вознаграждение. Но нужно понимать, что в этом случае аутсорсеру придется нести ответственность за такую халатность, а крупные компании и вовсе не станут заниматься такой ерундой, рискуя собственной репутацией, которая приносит значительно большие доходы.
Незнание особенностей бизнеса. В каждой сфере есть собственные нюансы. Сотрудник аутсорсинговой компании, даже в совершенстве владеющий тонкостями бухгалтерского учета, может не знать элементарных вещей, связанных с профессиональной деятельностью организации-заказчика. Однако нужно понимать, что большая часть действий финансово учета универсальны, поэтому названный недостаток нельзя считать существенным.
Низкое качество. Есть вероятность стать клиентом некомпетентных бухгалтеров, использующих несовершенные технологии. Например, изменения финансового и налогового учета нужно отслеживать постоянно. Если пренебрегать этим рутинным действием, можно допустить ошибки в ведении бухгалтерского учета, снижающие качество услуг, оказываемых аутсорсинговой компанией.